Introduktionsguide

Den här guiden leder en ny organisation genom konfigurationen av Flowtly i den ordning som fungerar bäst: varje steg bygger på det föregående. Varje steg länkar till artikeln som behandlar det i sin helhet. Den andra halvan samlar de frågor som oftast dyker upp under de första veckorna, både hos administratörer och hos de personer de bjuder in, till exempel en extern redovisningskonsult.

Under en provperiod visas en checklista, "Get set up", i nedre högra hörnet av arbetsytan med de tre första uppgifterna: "Add a client", "Create a project" och "Invite a teammate". Stegen nedan täcker dessa uppgifter och det som omger dem.

Steg 1: Organisationsinställningar

Börja under "Settings" → "Administration" → "Organization". Ange "Company default currency", gränssnittsspråk och juridiskt språk, datum- och beloppsformat, arbetsdagar och företagslogotyp. Dessa gäller alla i organisationen, så bestäm dem innan någon annan börjar mata in data. Se Organisationsinställningar.

Öppna sedan "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings" och fyll i de faktureringsuppgifter som dina kunder ser på fakturor: företagsnamn, adress och skatteregistreringsnummer. "Invoice name format" avgör hur fakturor numreras, och antalet betalningsdagar anger standardbetalningsvillkoret. Se Faktureringsinställningar.

Om din organisation vill att alla medlemmar ska använda en andra inloggningsfaktor, slå på "Require multi-factor authentication" under "Settings" → "Administration" → "Security" nu, innan du bjuder in någon. Ingen blir utelåst av det: personer som ännu inte har satt upp en autentiseringsapp leds genom konfigurationen när de loggar in. Se Säkerhetsinställningar.

Steg 2: Användare och behörighetsgrupper

Bestäm vem som ska se och göra vad innan du bjuder in personer. Skapa "Permission groups" under "Settings" → "People" → "Permission groups", en per roll i ditt företag, till exempel "Projektledare" eller "Redovisningsansvarig". En ändring i en grupp gäller alla i den på en gång, vilket är lättare att hålla rätt än behörigheter per person. Se Behörighetsgrupper och Behörigheter.

Lägg sedan till dina medarbetare under "People" → "Team members" med "Add team member", och använd "Invite" i listan för att ge var och en inloggningsåtkomst. Inbjudan skickas till företagets e-postadress i profilen. Se Bjud in ditt team och Ny medarbetare.

Personer som godkänner saker behöver sin roll innan den första begäran kommer. Frånvarogodkännare anges under "Settings" → "People" → "Time off approvers" och fakturagodkännare under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers". Se Fakturagodkännare.

Steg 3: Kunder och projekt

Lägg till dina kunder under "Counterparties" med "Add counterparty" och välj rollen kund. Ange varje kunds land och valuta noggrant: priser och fakturor för den kundens projekt använder kundens valuta. Se Kunder.

Skapa sedan projekt under "Projects" med "Add project", välj projekttyp, koppla kunden och använd "Attach team members" för att lägga till de personer som ska arbeta i det. Se Lägg till (redigera) projekt.

Steg 4: Timpriser

För arbete på löpande räkning, ge varje person ett timpris i varje projekt de fakturerar. Öppna personens profil, gå till fliken "Rates" och välj "Add rate". Ett pris kan bara läggas till för ett aktivt projekt som har en kund, och dess valuta är kundens valuta. När ett pris ändras, förläng det från ett datum i stället för att redigera det, så att tidigare timmar behåller det pris de arbetades till. Se Timpriser.

Standardpriser knutna till attribut, till exempel senioritet, anges under "Settings" → "Advanced" → "Billing rates". Se Debiteringssatser.

Steg 5: Tidrapportering

Personer loggar sina timmar under "Work Time", på de projekt de är kopplade till. Under "Settings" → "People" → "Timesheets" kan du kräva en minsta längd på beskrivningen för varje post, vilket håller posterna användbara på fakturor. Tidrapporteringen kan stängas av för personer som inte loggar timmar. Se Tidrapportering, Tidrapporter och Inställningar för tidsregistrering.

I slutet av en månad kan ett projekts timmar godkännas innan de faktureras. Se Månatligt projektgodkännande.

Steg 6: Fakturering

Varje faktura behöver ett bankkonto och en kund, så lägg till företagets bankkonto under "Settings" → "Finance & Business" → "Banks" före den första fakturan. Skapa sedan fakturor under "Invoices", för hand eller från de timmar som loggats i "Work Time". Se Fakturalista och skapande.

För leverantörsfakturor, bestäm vem som godkänner dem. Under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers", slå på "Invoice approval workflow" och använd "Grant role" för varje person som ska godkänna. Fakturor kan också dirigeras till ägaren av en tagg i någon av dina "Invoice tag groups", till exempel en kostnadstyp. Se Attestflöde för fakturor.

Steg 7: Integrationer

Anslut de system du redan använder sist, när de data de utbyter med Flowtly har någonstans att ta vägen: bankkonton, KSeF-e-fakturering, exporter till ditt bokföringsprogram och Google Calendar. Se Integrationer, Bankintegration, E-fakturering och Bokföringsexporter.

Vanliga fallgropar

Att logga in med en annan adress än den som bjöds in

En inbjudan tillhör exakt den e-postadress den skickades till. Om du redan har ett Flowtly-konto under en annan adress, till exempel en privat brevlåda, visas inte organisationen som bjöd in din jobbadress när du loggar in med den privata. Logga in med den adress som inbjudan anger. Om ditt konto ska ligga kvar på en annan adress, be administratören bjuda in den adressen i stället.

Administratörer: innan du bjuder in en extern person, till exempel en redovisningskonsult, fråga vilken adress hen loggar in på Flowtly med.

Att acceptera en inbjudan när du redan har ett konto

En inbjudan till en adress som redan har ett Flowtly-konto skapar inte ett andra konto. Logga in, öppna kontomenyn, välj "Change organization" och sedan "See all organizations". På sidan "Choose organization" väntar inbjudan under "Pending invitations". Välj "Accept", så läggs organisationen till i din lista. Se Arbeta med flera organisationer.

En godkännare som inte har accepterat sin inbjudan

Den som har rollen som frånvaro- eller fakturagodkännare men aldrig har accepterat sin inbjudan kan inte godkänna något. Flowtly varnar för detta i godkännarinställningarna och på fakturan. Se till att varje godkännare har loggat in minst en gång innan du förlitar dig på dem.

Att sätta upp en autentiseringsapp

När din organisation kräver multifaktorautentisering ber inloggningsskärmen dig sätta upp en autentiseringsapp första gången:

1. Installera en autentiseringsapp på din telefon, till exempel Google Authenticator eller Microsoft Authenticator.
2. Skanna QR-koden på skärmen med appen, eller skriv in "Secret" i appen för hand.
3. Ange "6-digit code" som appen visar.
4. Kryssa i "Trust this device" om du inte vill bli tillfrågad igen i den här webbläsaren på 30 dagar.
5. Välj "Verify and enable" och spara sedan dina "Recovery codes".

Skicka aldrig QR-koden, hemligheten eller en återställningskod till någon, inte heller till Flowtlys support. Den som har dem kan skapa dina inloggningskoder. Om du delar en skärmbild av den här skärmen, täck över dem först. Se Multifaktorautentisering.

Om inloggningen stannar med ett fel innan konfigurationsskärmen visas, kontakta supporten enligt beskrivningen nedan.

Google-inloggning eller lösenord

Att välja "Sign in with Google" och att logga in med din e-postadress och ditt lösenord leder till samma konto, så länge adressen är densamma. Google-inloggning fungerar bara för en adress som redan har ett Flowtly-konto eller har bjudits in. Om du aldrig har satt något lösenord, använd "Forgot password" på inloggningsskärmen för att sätta ett. Se Logga in.

Att återställa ett lösenord

Välj "Forgot password" på inloggningsskärmen och ange adressen som ditt konto använder. Flowtly mejlar en tidsbegränsad länk för att ange ett nytt lösenord. Om din organisation tvingar fram enkel inloggning (SSO) kan lösenord inte återställas i Flowtly; logga in via ditt företags leverantör.

Vad du ska skicka till supporten när du inte kan logga in

Skicka ett meddelande med:

• E-postadressen du loggar in med.
• Hur du loggar in: lösenord, Google eller ditt företags enkla inloggning (SSO).
• Den exakta tidpunkten för försöket, med din tidszon.
• En skärmbild av hela webbläsarfönstret, med adressfältet synligt.

Ta inte med ditt lösenord, en QR-kod, en hemlighet för autentiseringsappen eller en återställningskod.

Att sätta upp KSeF

KSeF-token som du klistrar in i e-faktureringsinställningarna behöver både behörigheten InvoiceRead och InvoiceWrite. En token utan dem avvisas med ett meddelande som anger vad som saknas; skapa en ny i KSeF och klistra in den igen.

Att lämna över data till din redovisningskonsult

Innan du förlitar dig på en regelbunden export till ditt bokföringsprogram, exportera en månad och be din redovisningskonsult importera den som test. Problem med kategorier, register eller motparter syns där, innan de når din bokföring.

Exempel på användningsfall

• Ett litet tjänsteföretag sätter upp sin arbetsyta på en eftermiddag, från organisationsinställningar till den första fakturan.
• En administratör förbereder behörighetsgrupper och godkännare innan hela teamet bjuds in, så att ingen loggar in på en tom eller felaktig vy.
• En extern redovisningskonsult går med i en organisation med ett befintligt Flowtly-konto och sätter upp den autentiseringsapp som organisationen kräver.