Flowtly Assistant

Flowtly Assistant är en chatt där du ställer frågor om din organisations Flowtly-data på vanligt språk och ber den göra saker åt dig, till exempel logga tid eller registrera ett kontrakt. Den körs i ett eget fönster på assistant.flowtly.eu, inloggad med ditt vanliga Flowtly-konto, och den arbetar bara med den organisation du loggade in i.

Det är inte en separat kopia av dina data. Varje svar läses från ditt levande arbetsområde, och varje ändring den gör sker i ditt arbetsområde, i ditt eget namn och med dina egna behörigheter.

Öppna den

• Från arbetsområdet: en organisationsadministratör hittar "Open Flowtly Assistant" i kontomenyn. Den öppnar assistenten i en ny webbläsarflik, redan inloggad i samma organisation. Om ingenting öppnas har webbläsaren blockerat fönstret: tillåt popup-fönster för Flowtly och försök igen.
• Direkt: gå till assistant.flowtly.eu och logga in med din Flowtly-e-postadress och ditt lösenord, eller med Google. Multifaktorautentisering fungerar på samma sätt som i arbetsområdet.

Fråga

Skriv i rutan längst ned och tryck på "Send". Fråga som du skulle fråga en kollega, till exempel Which invoices are overdue? eller How much holiday does Anna have left?

När en chatt öppnas börjar assistenten med en kort sammanfattning av ditt arbetsområde. Du kan stänga av den under "Welcome message" i inställningsmenyn.

Väljaren "Agent" ovanför chatten avgör vem som svarar. "Auto" väljer åt dig. De andra valen är specialister för ett område, till exempel bokföring, ekonomi, HR, projekt, rekrytering eller att sätta upp en organisation. Du ser bara de specialister som dina Flowtly-roller tillåter, och en administratör ser alla.

Be den göra något

Assistenten kan också göra ändringar: logga din arbetstid, registrera ett kontrakt, godkänna eller avvisa en inkommande faktura, lägga till en kandidat och, för en administratör, sätta upp en organisation och bjuda in personer. Vad den får göra begränsas av dina Flowtly-behörigheter. Den kan inte göra något som du inte själv kunde göra i arbetsområdet.

Ingenting skrivs förrän du bekräftar. Före en ändring visar assistenten vad den är på väg att göra, med de uppgifter den uppfattat, och väntar. Klicka på "Confirm" för att gå vidare eller "Cancel" för att släppa det. Att skriva yes eller no fungerar också. Åtgärder som är svåra att ta tillbaka, till exempel att radera en post, ber om en andra bekräftelse. När ändringen är gjord säger svaret det.

Vissa specialister svarar bara på frågor och ändrar aldrig data. "CFO advisor" är en av dem.

Chattar sparas

Dina chattar sparas och listas i sidopanelen under "Today", "Yesterday" och "Earlier", så att du kan återvända till en senare. En chatt får sitt namn efter början av dess första meddelande, och du kan byta namn på eller radera den. "New chat" startar en ny.

En lång chatt blir mindre träffsäker. När en blir lång föreslår assistenten att du startar en ny chatt.

Inställningar

Inställningsmenyn innehåller språket (engelska, franska, spanska, tyska eller polska), ljust eller mörkt tema, textstorlek och "Demo / privacy mode", som stänger av sammanfattningen av arbetsområdet och problemrapporterna, till exempel medan du delar din skärm. "Report a problem" skickar en skärmbild och en beskrivning till Flowtlys support.

Exempel på användning

• Fråga vilka fakturor som fortfarande är obetalda den här månaden, utan att öppna fakturalistan.
• Logga gårdagens timmar på ett projekt genom att beskriva dem i en mening och bekräfta sedan.
• Registrera ett nytt leverantörskontrakt utifrån dess namn, belopp och datum, och kontrollera uppgifterna innan du bekräftar.
• Som administratör, sätt upp en ny organisation och bjud in de första kollegorna i en enda konversation.
• Fråga hur många semesterdagar en teammedlem har kvar.