Fakturor att utfärda — Massfakturering

Fakturor att utfärda är den månatliga fakturakörningen. För en månad listar den en faktura per kund, byggd på kundens projekt, och skapar de du väljer. Du kontrollerar vad varje faktura skulle innehålla, och ingenting skapas innan du klickar på "Create invoices". Varje faktura som inte kan utfärdas anger varför. När fakturorna skapas skickas inga e-postmeddelanden och ingenting skickas för e-fakturering.

Körningen är skild från Massfakturering av hyresavtal, som fakturerar hyresavtalen i en park. Den passar en organisation som fakturerar utifrån bokningar och har priser på sina projekt, inklusive mätarförbrukning: en faktura utan bokning den månaden avvisas, som beskrivs under När en faktura avvisas.

När körningen är tillgänglig

Körningen ställs in per organisation och är avstängd som standard, så en organisation har den inte förrän den slås på. Det finns ingen strömbrytare för den på någon inställningssida: be Flowtlys support ändra den. Den är i ett av tre lägen:

Av. Fakturalistan erbjuder ingen ingång till körningen. När du öppnar dess adress visas "The monthly invoice run is not turned on for this organisation."
Endast förhandsgranskning. Listan med fakturor visas, men "Create invoices" är otillgänglig och en notering under den säger det. Använd det här läget för att jämföra körningen med fakturor du redan har utfärdat, innan något kan skapas från den.
På. Listan visas och "Create invoices" fungerar.

Körningen kräver också fakturamodulen och är öppen för administratörer och för användare som hanterar fakturor. För dem visas, så länge körningen inte är av, ingången "Invoices to issue" i menyn bredvid "Create an invoice" i fakturalistan, under "Add bulk invoices". Körningen är en andra ingång, inte en ersättning: "Add bulk invoices" öppnar massflödet, som är sättet en månads fakturor utfärdas på medan körningen är i förhandsgranskning.

Vilka projekt en körning omfattar

Vilka projekt en körning omfattar beror på vad ditt konto kan se:

Du ser alla projekt. Det gäller administratörer och användare som hanterar projekt, arbetade timmar eller villkor, samt kundansvariga. Körningen omfattar varje projekt som var aktivt någon gång under månaden, även ett som avslutades under den. Ett projekts faser faktureras tillsammans med det, på kundens faktura. En körning tar upp till 500 projekt. Vid fler visas ingen faktura och ett meddelande säger det, så att ingen kund lämnas utanför utan att det syns.
Du ser bara de projekt du är medlem i. En användare som hanterar fakturor utan någon av dessa roller kör ändå hela organisationen: en notering ovanför listan säger att körningen omfattar alla organisationens projekt, inte bara de du är medlem i. Avslutade projekt ingår, och gränsen på 500 gäller inte.

Ett projekt utan kund listas också, under "No client", och avvisas tills det har en.

Listan

"Month" erbjuder de tre föregående månaderna, den aktuella månaden och nästa, och öppnas på den aktuella månaden. "Show" begränsar listan till "All", "Ready to issue" eller "Problems". Att välja en annan månad rensar ditt urval och alla resultat på skärmen.

Varje rad är en kunds faktura för månaden. Den anger kunden och projekten bakom fakturan och listar varje rad med kvantitet, enhet och nettobelopp, med nettosumman bredvid. En rad lyder sedan på ett av tre sätt:

"Ready to issue": fakturan kan skapas.
"Already issued" med fakturanumret: kunden har en faktura för den månaden. Raden kan inte väljas och skapas aldrig två gånger. En faktura räknas när dess försäljningsdatum ligger i månaden eller en av dess rader fakturerar en period som överlappar månaden, och minst en av dess rader tillhör ett av körningens projekt.
En avvisning i vanliga ord som säger vad som ska åtgärdas.

En rad kan också bära information som inte stoppar fakturan, så läs den innan du skapar:

"Meter warnings", till exempel en fastighet som faktureras till flera projekt eller dagar som faktureras till ingen. Fakturan kan fortfarande utfärdas, så en varning på en färdig rad är det enda tecknet på det. Se Mätarförbrukning på en kundfaktura.
Kvantitetsvarningar på fakturans rader.
Hyresjämförelsen, för en kund med hyresavtal: "Lease lines found", "draft total" och "gap" jämför vad kundens hyresavtal skulle fakturera med den här fakturan. "Lease lines could not be compared with this draft." betyder att det inte finns någon siffra att jämföra med, inte en siffra på noll.

Markera och skapa

Varje faktura som är redo att utfärdas är markerad från början, och du kan avmarkera vilken som helst. "Show" är en vy, inte ett urval: fakturor du har markerat förblir markerade medan filtret döljer dem, och raden under listan säger hur många det är. Den raden anger också antalet markerade fakturor och deras nettosumma per valuta.

"Create invoices" skickar körningen en gång, oavsett hur många gånger knappen klickas. Varje skapad faktura är en vanlig faktura, numrerad och validerad som en du skapar för hand:

Den är i din organisations valuta.
Dess fakturadatum är i dag, och dess försäljningsdatum är den första dagen i den valda månaden.
Dess förfallodatum följer kundens betalningsvillkor.
Den bär din organisations standardbankkonto i den valutan, eller ett annat synligt konto i den valutan när det inte finns något standardkonto.

Fakturorna väntar i fakturalistan. Att skicka en till kunden eller till e-fakturering är ett separat steg.

Om Flowtly inte kan bekräfta utfallet säger ett meddelande det och listan uppdateras. Kontrollera den innan du försöker igen: den visar vilka fakturor som skapades.

Körningens resultat

"Results of the run" redogör för varje rad i listan du skapade från, i fem räknare:

"Created": fakturan utfärdades.
"Failed to create": den skickades men skapades inte, antingen för att skapandet avvisades eller för att inget svar kom tillbaka. En faktura utan svar säger det, och listan ovanför visar om den ändå skapades.
"Refused, need fixing": listan hade redan avvisat den, så den skickades inte.
"Already issued": den hade redan en faktura för månaden.
"Left unselected": den var redo men inte markerad.

Resultaten förblir som de var när körningen avslutades och ändras inte när listan ovanför dem ändras. Under dem:

"Retry failed" visas när en faktura inte kunde skapas. Den skickar bara de misslyckade fakturorna som är markerade och som den uppdaterade listan visar som redo, och dess etikett anger hur många det är. Tills det finns minst en är knappen otillgänglig och säger varför.
"Open invoices" visas när körningen har skapat fakturor och öppnar fakturalistan filtrerad på dem.

När en faktura avvisas

Det finns ingen åsidosättning: en avvisad faktura kan inte markeras förrän orsaken är åtgärdad. Själva körningen sätter aldrig ett pris, placerar aldrig en tillgång och skapar aldrig en tagg. De avvisningar du kan möta:

Vissa poster saknar pris. En mätare eller en prisregel kunde inte prissättas, så fakturan skulle bli för låg. Varje post anges under "Items with no price", med orsaken.
Vissa registrerade timmar saknar timpris, eller matchar fler än ett timpris. Personen, projektet och datumet för varje registrering listas.
Inget att fakturera den här månaden. Kundens projekt innehåller ingenting för den månaden.
En bokad tillgång finns i ingen park. Varje tillgång anges under "Assets in no park". En tillgång tillhör en park när den har en överordnad tillgång eller enheter under sig. Samma avvisning visas, utan någon namngiven tillgång, när ingen bokning ligger bakom fakturan den månaden.
En rad saknar avgiftstagg. Varje rad anges under "Rows with no charge tag". En rads namn måste kännas igen som hyra, förskott på driftkostnader eller förbrukning, och den avgiften behöver en tagg på kortet "Lease invoicing tags" i Faktureringsinställningar.
Ett projekt utan kund. Ange en på projektet.
Vi kan inte avgöra om detta redan har fakturerats. En faktura från den här månaden har rader utan projekt, vilket gäller importerade fakturor, eller är en kreditnota. De berörda fakturorna anges under "Invoices we cannot read". Att ange projektet på fakturans rader löser det.
Organisationen har en pilotmottagare angiven. Körningen utfärdar inga pilotfakturor, så varje faktura avvisas medan en är angiven.
Kundens eller projektets valuta är inte organisationens. Körningen har ingen omräkningskurs, så en sådan faktura utfärdas inte från den.

Vissa avvisningar visas först när fakturorna skapas, under "Failed to create", eftersom listan inte kontrollerar dem:

Inget bankkonto i fakturans valuta, eller inget bankkonto alls. Lägg till ett under Banker och använd sedan "Retry failed".
Fakturans valuta är inte konfigurerad.
Fakturan klarade inte valideringen.

Exempel på användningsfall

Att hålla körningen i förhandsgranskning under en månad och jämföra varje kunds faktura, rad för rad, med fakturan du utfärdade på vanligt sätt.
Att filtrera listan på "Problems" för att prissätta de saknade posterna och tagga de saknade avgifterna, utan att förlora urvalet av de fakturor som är redo.
Att kontrollera skillnaden mellan hyresrader och utkastets summa för en kund som faktureras för bokningar och för ett hyresavtal.
Att lägga till ett bankkonto efter att fakturor inte kunde skapas och sedan använda "Retry failed" för att bara utfärda de fakturorna.
Att köra månaden som fakturaansvarig som inte är medlem i något projekt, med hela organisationen i listan.