Starta ett kontrakt och granska en uppladdning

Ett kontrakt kommer in i Flowtly på ett av två sätt: du skriver in det, eller så laddar du upp det signerade dokumentet och låter Flowtly läsa det. Båda börjar med "New contract" i listan "Contracts".

Skriva in det

"New contract" → "Manual entry" öppnar kontraktsformuläret. Tre saker krävs innan "Save" blir tillgänglig: ett "Name", riktningen ("Purchase" eller "Sales") och "Currency", som börjar med din organisations valuta. Allt annat kan vänta, även motparten: ett kontrakt vars andra part ännu inte är vald är ett normalt tillstånd, inte ett ofullständigt.

Ladda upp det signerade dokumentet

"New contract" → "Via upload" öppnar en släppyta i listan. Släpp filerna där eller klicka på "choose a file":

PDF, PNG eller JPEG, upp till 20 MB vardera.
Flera filer samtidigt går bra, och en fil som Flowtly redan har fångas upp innan den blir ett andra kontrakt. Båda beskrivs i Kontrakt.

När minst en fil är uppladdad öppnar "Go to review" granskningsskärmen. Senare leder fliken "Awaiting sorting" i kontraktslistan till samma ställe och visar hur många uppladdningar som fortfarande väntar.

Granskningsskärmen

"Review extracted contracts" har tre paneler sida vid sida, staplade på en smal skärm.

Kön, till vänster. Varje uppladdning som väntar på granskning, med en sökruta över namn och filnamn. Varje rad säger hur långt den har kommit: Analysing the contract…, Ready to review, Saved, eller ett problem. En rad som misslyckats eller har läst i mer än tio minuter erbjuder "Re-extract" eller "Upload again", beroende på vilken som kan hjälpa.

Dokumentet, i mitten. Själva den signerade filen, att läsa medan du kontrollerar värdena. Den är bara till för visning.

Uppgifterna, till höger. Det Flowtly läste ur dokumentet, redo för dig att kontrollera:

"Counterparty (from analysis)": de befintliga kunder eller leverantörer som kontraktet kan gälla, plus "Create new from extracted" med det namn och det skatte-ID som hittades, och "Pick existing…" för att söka efter en annan. Hur förslagen väljs beskrivs i Kontrakt.
"Prices in this contract" och "Detected instalments": beloppen och betalningsplanen som hittats i dokumentet.
Själva kontraktsformuläret: riktning, namn, projekt, värde, löptid, betalningsvillkor och anteckningar. En ändring i ett fält sparas medan du gör den.

Bredvid varje värde som lästs ur dokumentet finns en referens till var Flowtly hittade det; klicka på den för att öppna dokumentet på den sidan. Vad referenserna betyder beskrivs i Kontrakt.

Medan ett dokument fortfarande läses säger panelen det och uppdateras av sig självt när läsningen är klar, vanligtvis inom en minut.

Avsluta granskningen

"Save & validate" godkänner kontraktet. Den kopplar eller skapar den motpart du valde, markerar uppladdningen som granskad och öppnar kontraktet i kontraktslistan.
"Reject" raderar kontraktet som skapats från den uppladdningen, efter att ha frågat först, och går vidare till nästa uppladdning i kön.
"Re-extract" läser dokumentet igen och skriver över fälten, så den frågar först. När en läsning misslyckas förklarar Kontrakt vilka misslyckanden en andra läsning kan åtgärda.

Sparandet kontrollerar två saker om en ny motpart. Kontraktet behöver först en riktning, eftersom riktningen avgör om den nya posten är en kund eller en leverantör. Och en ny kund på ett "Sales"-kontrakt behöver ett land och en valuta. För ett polskt företag med skatte-ID fyller Flowtly i adressen från det nationella registret när det är möjligt.

En motpart som redan finns

Om det namn eller skatte-ID som Flowtly läste tillhör en motpart du redan har, säger skärmen det innan du skapar en andra, till exempel "Acme" already exists as supplier. När den befintliga posten bara saknar den roll som kontraktet behöver lägger ett klick till den rollen, till exempel Add client role to "Acme", och markerar den.

Om du ändå skapar den nya motparten frågar "Possible duplicate" en gång till: lägg till den saknade rollen på den befintliga posten, öppna den, eller skapa en separat post med samma namn.

Exempel på användning

Ladda upp en mapp med signerade leverantörsavtal på en gång och arbeta sedan igenom dem i kön, ett i taget.
Registrera en upphandling innan den tilldelats med "Manual entry", och lämna motparten tom.
Kontrollera betalningsplanen som Flowtly läste mot den signerade texten genom att hoppa till den angivna sidan.
Undvik att skapa en leverantör två gånger när samma företag redan är en av dina kunder.