Flowtly – Integritetspolicy

Gällande version Gäller från .

1. Allmänna bestämmelser

Denna integritetspolicy förklarar hur Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (“Flowtly”, “vi”, “vårt”, “oss”) samlar in, behandlar och skyddar personuppgifter, samt vilka rättigheter användare har i relation till sina data.

Policyn följer Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 (allmän dataskyddsförordning, “GDPR”) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Policyn gäller alla användare av Flowtly‑plattformen samt individer vars personuppgifter behandlas i samband med dess drift.

2. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (Flowtly PSA), med säte på ul. Młynarska 8/12, 01-194 Warszawa, Polen, registrerad i företagsregistret under KRS 0001188143, NIP 5273180297, REGON 542625051, med ett aktiekapital om 15 800 PLN.

Du kan kontakta oss:

3. Kategorier av data som behandlas

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter:

  • Registrerings- och abonnemangsdata: namn, e‑post, lösenord, organisationsnamn, befattning, faktureringsuppgifter (adress, skatte‑ID) och valt abonnemang.
  • Anställnings- och HR‑data: namn, personnummer eller nationella ID, e‑post, anställningsdata, ersättning, arbetstid, kvalifikationer och ledighetsregister.
  • Leverantörs- och faktureringsdata: företagsnamn, adress, skatte‑ID, betalningsvillkor, bankkontonummer, faktura‑ID och skatteinformation.
  • Känsliga data: endast när frivilligt lämnade och nödvändiga för avtalsuppfyllnad (t.ex. hälsodata vid sjukfrånvaro, facklig medlemskap för avgifter, eller demografiska data för jämlikhetsrapportering).
  • Tekniska data och integrationer: data från Kontomatik (bankkontohistorik) för avstämning och rapportering, felloggar från Sentry (Functional Software Inc.), serverloggar, IP‑adresser och cookies.
  • Publikt tillgängliga data: data från KRS, REGON, CEIDG och andra register för att verifiera kontraktspartners.
  • Övriga data som användare lämnar: profilfoton, avatarer, uppladdade filer (t.ex. fakturor eller betalningsunderlag) samt innehåll i korrespondens med vårt supportteam.

4. Syften och rättslig grund

Flowtly behandlar data för följande syften:

  • Tillhandahållande av tjänster och kontohantering: registrera organisationer, hantera behörigheter, spåra arbetstid, ledighet, fakturering, projektbudgetering och rapportering.
  • Avtalsuppfyllnad: utfärda fakturor, ta betalt för abonnemang, ge teknisk support och säkerställa driftsäkerhet.
  • Kommunikation med användare: svara på frågor, ge uppdateringar och meddela tjänsteförändringar.
  • Rättsliga förpliktelser: bokföring, skattehantering och arkivering av dokument.
  • Berättigat intresse: säkerhet, bedrägeriförebyggande, förbättring av tjänster och att hävda eller försvara rättsliga anspråk.

Personuppgifter behandlas inte för andra syften än ovan utan förhandsinformation och, där det krävs, samtycke.

5. Automatiserad behandling och profilering

Med undantag för den automatiserade granskningen av nya organisationer som beskrivs nedan fattar Flowtly inga beslut med rättsverkningar eller som i betydande grad påverkar användare enbart genom automatiserad behandling eller profilering.

Vissa algoritmer kan stödja interna funktioner som arbetsbelastningsanalys, resursallokering eller budgetprognoser, men slutliga beslut fattas alltid av behöriga personer. Vi kan använda aggregerad, anonymiserad data för analys och statistik för att förbättra våra tjänster.

Automatiserad granskning av nya organisationer. När du registrerar dig för en provperiod eller skapar en ny organisation granskar en automatiserad kontroll registreringen för att förhindra bedrägliga och missbrukande organisationer, till exempel fiktiva konton eller testkonton, organisationer som utger sig för att vara kända institutioner och registreringar med tillfälliga e-postadresser. Kontrollen använder det organisationsnamn du anger, din e-postadress, registreringens land och språk, din IP-adress samt uppgift om huruvida en registrering med samma organisationsnamn, e-postadress eller IP-adress nyligen har avvisats. En del av kontrollen utförs av en AI-modell som tillhandahålls av Anthropic PBC (se avsnitt 6). Om kontrollen bedömer att registreringen sannolikt är bedräglig eller utgör missbruk skapas inte organisationen och registreringen avvisas. Detta beslut fattas automatiserat, utan granskning av en människa. Om kontrollen tillfälligt inte är tillgänglig kan registreringen inte slutföras just då och kan göras om senare.

Denna granskning är nödvändig för att ingå avtalet med dig, eftersom den gör det möjligt för oss att skapa din organisation på ett säkert sätt (artikel 22.2 a i GDPR). Om din registrering har avvisats har du rätt att få beslutet omprövat av en människa, att framföra dina synpunkter och att bestrida beslutet genom att skriva till business.support@flowtly.eu.

6. Mottagare av data

Personuppgifter kan lämnas till:

  • Flowtlys anställda och auktoriserade samarbetspartners med tystnadsplikt,
  • Google Cloud (hosting och infrastruktur, inklusive databaser, fillagring och Firebase-tjänster),
  • Anthropic PBC (AI-funktioner – innehållet i dokument som skickas för analys, såsom fakturor och avtal, samt text som anges i funktioner som använder AI, till exempel arbetsbeskrivningar; samt uppgifter från granskningen av registreringar, det vill säga organisationsnamn, e-postadress, registreringens land och språk samt IP-adress, som används för att granska nya organisationer med avseende på bedrägerier och missbruk enligt beskrivningen i avsnitt 5),
  • Stripe (betalningshantering),
  • Kontomatik (bankdataintegration),
  • Functional Software Inc. (Sentry) för felövervakning,
  • Postmark (ActiveCampaign, Inc.), vår leverantör av transaktionell e-post, för att skicka transaktionella e-postmeddelanden från Flowtly-applikationen, som innehåller namn, e-postadresser och fakturauppgifter,
  • externa redovisningskonsulter, jurister och IT‑leverantörer i den mån det behövs, samt
  • myndigheter när lag kräver det.

Alla tredjepartsleverantörer behandlar data under skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal och enligt Flowtlys instruktioner. Vi säljer inte personuppgifter. Vi kan endast publicera aggregerad, anonymiserad statistik.

Integritetspolicys för partners:

7. Överföring av data utanför EES

Flowtlys servrar finns inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I vissa fall kan data överföras till leverantörer utanför EES (t.ex. USA för Stripe, Sentry eller Postmark) samt till Anthropic, som behandlar det innehåll som skickas till våra AI-funktioner. Då säkerställer vi lämpliga skyddsåtgärder såsom standardavtalsklausuler eller adekvansbeslut enligt GDPR.

8. Lagringstider

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det behövs för att uppfylla syftena de samlats in för, inklusive rättsliga eller avtalsenliga skyldigheter. Därefter raderas eller anonymiseras data om inte fortsatt lagring krävs enligt lag eller för att skydda Flowtlys legitima intressen.

9. Användarrättigheter

Användare har följande rättigheter enligt GDPR:

  • Tillgång till sina personuppgifter.
  • Rättelse av felaktiga data.
  • Radering (“rätten att bli bortglömd”).
  • Begränsning av behandling.
  • Dataportabilitet.
  • Invändning mot behandling baserad på berättigat intresse.
  • Återkallelse av samtycke (där behandling baseras på samtycke).
  • Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

För att utöva någon av dessa rättigheter, kontakta oss på business.support@flowtly.eu eller skriftligen till vårt säte.

10. Datasäkerhet

Vi tillämpar organisatoriska och tekniska åtgärder för att skydda data mot obehörig åtkomst, förlust, ändring eller röjande. Vi använder krypterade anslutningar (HTTPS), regelbundna backuper, behörighetsstyrning och aktuella säkerhetsrutiner. Endast auktoriserade medarbetare eller entreprenörer har tillgång till data inom ramen för sina arbetsuppgifter.

11. Cookies och vår webbplats

Plattformen använder nödvändiga cookies för att fungera korrekt. Analyscookies sätts endast om användaren godkänner via cookie‑baren; de hjälper oss att förstå beteende och förbättra tjänsten. Vi använder inte cookies för marknadsföring eller annonsering. Du kan hantera valen i cookie‑baren eller blockera cookies i webbläsaren; vissa funktioner kan begränsas om cookies inaktiveras.

Vår webbplats. Vår webbplats (flowtly.eu och våra landsdomäner, till exempel flowtly.pl, flowtly.de och flowtly.fr) placerar inga cookies och använder ingen liknande lagring på din enhet för analys, annonsering eller skydd mot skräppost, och den laddar inga skript eller typsnitt från tredje parter som Google.

Webbanalys (Umami). Vi mäter hur webbplatsen används med Umami, ett analysverktyg med öppen källkod som vi själva driver på stats.flowtly.eu, på vår Google Cloud-infrastruktur i Europeiska unionen. Umami använder inga cookies och lagrar ingenting på din enhet. Verktyget registrerar adressen till sidan du besöker, sidan som hänvisade dig, din webbläsare, ditt operativsystem, enhetstyp, skärmstorlek och språk, din ungefärliga plats (land, region och ort) som härleds från din IP-adress samt klick på vissa knappar, till exempel de som leder till kontaktformuläret. För att räkna besök utan cookies tar Umami fram en pseudonym identifierare utifrån din IP-adress och uppgifter om din webbläsare i kombination med ett värde som byts varje månad; själva IP-adressen lagras inte. Vi använder dessa uppgifter endast för att förstå vilka sidor som är användbara och för att förbättra webbplatsen, med stöd av vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR), och vi delar dem inte med tredje parter för deras egna ändamål.

Skräppostskydd i våra formulär. Formuläret för att kontakta säljteamet och formuläret för startupprogrammet skyddas av vår egen kontroll i stället för en captcha från tredje part. Formuläret innehåller ett fält som är dolt för människor och som automatiserade program brukar fylla i, formuläret rapporterar hur länge det var öppet innan det skickades, och vår server räknar hur många formulär som skickats från varje IP-adress inom en period på 10 minuter, och hur många den tar emot totalt, för att stoppa upprepade inskick. För denna kontroll hålls IP-adressen endast i serverns arbetsminne och sparas inte någonstans av kontrollen: den räknas inte längre efter 10 minuter och raderas nästa gång servern behandlar ett formulär efter det, eller när servern stängs av. Liksom alla förfrågningar till våra servrar registreras formulärförfrågan också i vår hostingleverantörs serverloggar (se avsnitt 3). Det dolda fältet och tiden används endast för att godta eller avvisa inskicket och lagras inte. Ingenting lagras på din enhet. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att skydda formulären mot missbruk (artikel 6.1 f i GDPR).

12. Slutbestämmelser

Denna integritetspolicy är en del av Flowtlys villkor. Den kan uppdateras; vi informerar i förväg om väsentliga ändringar. Vid avvikelse mellan språkversioner gäller den polska versionen. Policyn gäller från 24 oktober 2026.