Resourcing

Resourcing svarar på en fråga som tidrapporteringen inte kan svara på: inte vart tog timmarna vägen, utan vem ska utföra arbetet som redan är sålt. Det visar den planerade kapaciteten vecka för vecka, så att luckor och dubbelbokningar syns medan det ännu finns tid att agera.

Där Tidrapportering registrerar det som redan har hänt, är Resourcing framåtblickande. Det planerar åtaganden; det rapporterar inte om dem.

Två vyer av samma plan

Samma bokningar kan läsas från båda ändar, och flikarna ovanför rastret växlar mellan dem:

Projekt - ordnat efter arbete. Är det vi sålde täckt, och var finns luckan? Det är här bokningar görs och bekräftas.
Personer - ordnat efter teamet. Hur full är var och en, vem har utrymme och vem är bokad utöver sin vecka? Alla med ett avtal har en rad, oavsett om något är bokat på dem - utom den som är undantagen från projekttilldelning, som lämnas utanför listan.

En tredje flik, Förfrågningar, är platsen där bemanning föreslås och godkänns i stället för att bokas direkt - se sidan "Begära och godkänna bemanning" för hur man läser och agerar på en. En fjärde flik, Utfall, tittar åt andra hållet: den ställer planen mot de timmar som faktiskt rapporterats i tidrapporteringen, så att du ser om planen höll.

Fliken Projekt har själv två vyer. Kapacitet är täckningsrastret som beskrivs nedan. Tilldelningar listar en rad per person på varje roll, med personens timmar dag för dag eller vecka för vecka över ett intervall du väljer.

Vad projektvyn visar

Rastret är ordnat efter arbete snarare än efter person. Varje projekt fälls ut till de roller det behöver, och varje roll fälls ut till de personer som är bokade på den:

Projekt - en sammanfattning av hur väl hela projektet är täckt.
Roll - ett jobb som ska utföras i projektet, hämtat från din lista över Befattningar. En roll kan vara fylld, delvis fylld, överfylld eller helt öppen. Du anger hur många personer en roll behöver i dess efterfrågan, oavsett om någon redan har den eller inte.
Person - en enskild bokning, som visas när en roll är utfälld.

Varje kolumn är en vecka, och varje cell är en liten stapel som visar hur mycket av veckans efterfrågan som är täckt. Kapacitet efter projekt förklarar hur man läser staplarna och var procenttalen kommer ifrån.

Markera en valfri cell så öppnas en panel som förklarar just det talet - rollerna bakom ett projekts genomsnitt, personerna bakom en rolls täckning, eller allt annat en person är bokad på den veckan. Se Celldetaljer.

Längst ned i projektvyn finns bänken - de personer som fortfarande har utrymme under perioden på skärmen. Dra någon från bänken till en roll, i den kolumn där du behöver personen, för att skissa en bokning utan att förbinda dig. Bokningar som görs så förblir reversibla: ett utkast kan bekräftas, och en bekräftelse kan ångras. Se Banken och utkastbokningar.

Eller planera direkt, utan bemanningsförfrågan

Att dra från bänken utgår från en lucka: det måste finnas en roll i projektet att släppa någon på. Ofta vet du redan vem som ska in i ett projekt och vilka dagar, och det är den andra ingången.

Lägg till person bokar någon direkt på ett projekt. Ingen bemanningsförfrågan behöver göras först, projektet behöver inga roller ännu, och en roll är valfri - något man noterar när det är användbart, inte en förutsättning. Sedan skriver du timmar på de dagar du väljer: dagarna behöver inte följa direkt på varandra, så tisdag och onsdag den här veckan och fyra dagar nästa vecka är en plan, och de dagar du utelämnar förblir tomma i stället för att fyllas i åt dig. En ändring når bara personen och de dagar du ändrade; resten av projektet, och resten av personens vecka, lämnas som det var. Banken och utkastbokningar går igenom väljaren och dagredigeraren.

När en plan finns flyttar Flytta bokningar… på en persons cell den med hela veckor. Varje dag behåller sin veckodag och sina timmar, och luckorna flyttar med i stället för att slutas. Se Celldetaljer.

Ingen av vägarna ersätter den andra. Att ange en rolls efterfrågan och att godkänna en bemanningsförfrågan fungerar precis som förut, och flikarna Förfrågningar och Utfall är oförändrade - en organisation som planerar via roller och förfrågningar kan fortsätta med bara det. Den direkta vägen är till för projekt där svaret redan är känt, och båda ger samma sorts bokning: ett utkast tills en godkännare bekräftar det.

Välja period

Periodkontrollerna och filtren delar ett band ovanför rastret, med perioden först. En period är ytterligare ett sätt att avgränsa samma plan, så den sitter tillsammans med de andra i stället för i en egen rubrikremsa.

Zoomen anger hur mycket tid som visas på skärmen och är densamma i vyn Projekt och Personer: 1 vecka, 9 veckor och 13 veckor.
- 1 vecka visar en vecka, måndag till söndag, en dag i taget.
- 9 veckor visar nio veckor, en kolumn per vecka.
- 13 veckor visar tretton veckor i sju tvåveckorskolumner.
Att växla mellan Projekt och Personer behåller zoom och datum. En vecka som öppnats dag för dag i en vy är samma vecka, dag för dag, i den andra. Se Kapacitet efter person.
Föregående och Nästa flyttar fönstret en vecka, på varje zoomnivå. Det är avsiktligt: en plan är lättare att läsa när den glider än när den hoppar.
Idag återgår till innevarande vecka, och Hoppa till flyttar starten till den första måndagen i en vald månad utan att ändra intervallets längd.

Rubriken ovanför rastret anger alltid det exakta intervall som visas, till exempel 20 jul - 20 sep 2026. Vid första öppningen, om inget är bokat kring idag, flyttar Resourcing en enda gång till den tidigaste period som innehåller bokningar, så att sidan aldrig öppnas på ett tomt raster. Därefter stannar vyn där du ställde den.

Avgränsa rastret

Två filterpiller sitter i samma band, efter periodkontrollerna.

Roller erbjuder Alla roller och Endast öppna roller. Endast öppna roller behåller de projekt som har en vakans någonstans under den period som visas - det snabbaste sättet att förvandla en full plan till en kort rekryterings- eller omplaceringslista. I vyn Personer lämnas bara raderna med öppna roller: alla personer försvinner, eftersom en personrad per definition är bemannad.

Projekt avgränsar vyn Projekt till ett projekt och listar alla projekt i perioden med namn. Det kombineras med rollfiltret i stället för att ersätta det, så Endast öppna roller plus ett projekt ger det projektets vakanser.

Varje aktivt val lägger till en chip under bandet. Att ta bort en chip rensar bara dess eget filter, och Rensa alla tar bort dem tillsammans. Om filtren inte lämnar något på skärmen får du en kort rad Inga resultat med en länk för att rensa filter, i stället för tillståndet "inget här ännu" - det finns data, den är bara dold.

Vem kan använda det

Resourcing kräver modulen Resourcing i din prenumeration och en av Resourcing-rollerna - Resourcing manager, Resourcing approver eller Resourcing viewer, beskrivna nedan. Personer utan modulen och en roll ser inte posten i menyn.

Personer och Projekt har skrivskyddade telefonkort. Personkorten visar planerade timmar, kapacitet, lediga timmar och separat föreslagna timmar. Projektkorten visar bekräftad täckning, angiven efterfrågan, öppen efterfrågan och separat föreslagna timmar. Långa namn radbryts, och summorna beskriver motsvarande kort.

Datum, intervallkontroller och delade länkar finns kvar. Rensa filter tar bort roll-, projekt- och kapacitetsfilter men behåller perioden. Om nedladdningen av allokeringar misslyckas eller är ofullständig hålls kapacitetssummorna tillbaka så att en ofullständig plan inte ser komplett ut.

Att ändra bokningar och arbetsflödet Förfrågningar kräver en större skärm. Utfall behåller sin telefonlayout för att läsa utfört arbete. Se Utfall — plan mot rapporterat.

Att föreslå och att besluta är separata behörigheter

Planeringen är uppdelad i två behörigheter, eftersom att skissa ett alternativ och att förbinda företaget till det är olika beslut - och så att den som föreslår en bokning och den som godkänner den kan vara olika personer:

Resourcing manager - föreslår. Skapar utkast, både genom att dra från bänken och genom att lägga till en person direkt i ett projekt, förlänger och förkortar dem, ändrar hur stor del av någons tid de tar, flyttar utkast till andra veckor, tar bort utkast och importerar allokeringar. Det är den vardagliga planeringsrollen.
Resourcing approver - beslutar. Allt en Resourcing manager kan göra, plus att bekräfta ett utkast till räknad täckning, ångra bekräftelsen igen, ändra eller flytta en dag som redan är bekräftad och ange en rolls efterfrågan - vilket är hur en öppen roll över huvud taget dyker upp i ett projekt.

Approver är ett tillägg och inte ett byte, så en approver kan fortfarande planera. Administratörer har båda och påverkas inte.

Rollen Approver måste tilldelas för hand. Den ingår avsiktligt inte i någon behörighetsgrupp som standard - om den gavs automatiskt till alla som kan planera skulle uppdelningen inte finnas. I en ny organisation är det ett konfigurationssteg värt att göra tidigt: tills minst en person har den kan ingen där bekräfta en bokning eller ange vad en roll behöver. Tilldela den från Behörigheter.

Om din organisation redan använde Resourcing ändras ingenting för dig. Att bekräfta ingick tidigare i rollen Resourcing manager och är nu den separata rollen Approver - men alla som kunde bekräfta förut fick den, så de som bemannar dina projekt fortsätter precis som förut. Uppdelningen är tillgänglig snarare än pålagd: en administratör kan medvetet ta bort rollen Approver från en planerare, om du vill att att föreslå och att besluta ska vara olika personer.

Om Bekräfta och Ångra bekräftelse är nedtonade, eller en rolls efterfrågan inte går att spara, behöver du rollen Resourcing approver - be den som administrerar ditt Flowtly-konto att ge dig den.

Dessa kontroller förblir synliga i stället för att försvinna och säger vid hovring vad de kräver. Att hitta ett steg nedtonat med en förklaring är en fråga man kan agera på; att se det saknas ser ut som ett fel.

Skrivskyddad åtkomst: rollen Resourcing viewer

Alla som behöver se bemanningsplanen bör inte kunna ändra den. En leveransansvarig som följer ett projekt, en avdelningschef som kontrollerar vem som är placerad var, eller en säljchef som undrar om ett startdatum är realistiskt kan få Resourcing viewer i stället för en planeringsroll.

En Resourcing viewer kan se:

schemat i både vyn Projekt och Personer, inklusive att öppna en vecka dag för dag;
fliken Förfrågningar, med varje förfrågans historik och den angivna orsaken närhelst en avslogs.

En Resourcing viewer kan inte:

ändra någonting - boka, flytta, förlänga, bekräfta, avslå eller ta bort en bokning, godkänna eller avslå en förfrågan, eller ange vad en roll behöver. Dessa kontroller visas helt enkelt inte för en viewer, i stället för att visas nedtonade, eftersom det inte finns något en viewer skulle kunna be om på varje rad;
se bänken - listan över vem som är ledig - eftersom det är ett planeringsverktyg;
se Utfall, och med det någon intäkts-, kostnads- eller marginalsiffra.

Resourcing viewer ges person för person och ingår inte i någon behörighetsgrupp som standard. Tilldela den från Behörigheter. Administratörer har den redan.

Resourcing-rollen avgör vad du kan göra på sidan, inte vems rader du kan se. En viewer behöver, precis som en manager, också de vanliga behörigheterna för att visa personer och projekt för att se hela rastret.

Ingenting ändras för dem som redan planerar: rollerna Resourcing manager och Resourcing approver behåller den fulla åtkomst som beskrivs ovan.

Vad som registreras

Varje ändring en person gör i en bokning registreras - vem som gjorde den och när - vid skapande, bekräftelse, ångrad bekräftelse, ändring av datum eller procent samt borttagning. Registret sparas på obestämd tid.

Bokningar som kommer från en importerad plan är undantaget. De speglas från den planen i stället för att skapas här, och speglas om varje gång den tillämpas igen, så importens egen rapport är deras register.

Det spelar störst roll vid borttagning. Att ta bort ett utkast är permanent: själva bokningen är borta i stället för dold, och registret över ändringen är det enda återstående spåret av att den någonsin funnits.

Registret går inte att bläddra i från sidan Resourcing. Om du behöver fastställa vem som ändrade en bokning, fråga din Flowtly-administratör.

Exempel på användningsfall

Ange att ett projekt behöver två utvecklare från september och se luckan dyka upp i planen tills den är fylld.
Upptäck nästa månads underbemannade projekt före kunden och fyll dem från bänken.
Hitta de roller som fortfarande är öppna under kvartalet och förvandla dem till en rekryteringsbeskrivning.
Kontrollera om ett föreslaget nytt uppdrag alls kan bemannas innan du förbinder dig till ett startdatum.
Fånga en person som är bokad över full kapacitet i två projekt medan det ännu finns tid att balansera om.
Växla till vyn Personer för att se vem som har utrymme nästa månad, utan att föra en bänklista någonstans.
Kontrollera i vyn Personer att en deltidsanställd inte är bokad som om hen arbetade en hel vecka.
Öppna en projektcell som visar 50 % och få veta på en rad om det är två halvbemannade roller eller en obemannad.
Öppna en konfliktvecka i dagar för att se vilka dagar ledigheten och bokningen faktiskt krockar.
Skissa flera bemanningsalternativ som utkast, jämför dem i rastret och bekräfta bara det som fungerar.
Sätt den person du redan har lovat på ett projekt några dagar, utan att först ange en roll som personen ska fylla.
Skjut en planerad period två veckor framåt när en kund flyttar ett startdatum, med samma veckodagar och samma luckor.