Vem innehar en resurs
Två listor svarar på frågan om vem som har vad. Fliken Tillgångar innehåller inventariet över alla resurser i din organisation och anger vem som innehar var och en. Fliken Reservationer listar de reservationer som tillhör dig, med den period varje reservation täcker.
Läsa innehavarkolumnen
Varje rad i fliken Tillgångar visar den person eller det projekt som för tillfället innehar resursen, bredvid en färgad initial som behåller samma färg för samma innehavare i alla rader. Namnet visas oavsett ursprunget för tilldelningen — om det är en bokning som någon gjort själv eller en tilldelning som en chef gjort för deras räkning.
En resurs som ingen innehar visas som Ledig.
Resurser som inte kan bokas
En resurs kan stängas för bokningar, vilket håller den borta från reservationsvyerna så att anställda inte kan boka den. Dessa resurser är märkta som Ej reserverbar, och var den märkningen visas beror på om någon innehar resursen:
- En ledig resurs visar Ej reserverbar på egen hand.
- En innehavd resurs visar innehavarens namn först, med Ej reserverbar nedanför som sekundär text.
Att vara stängd för bokningar är inte detsamma som att inte vara tilldelad. Utrustning som utfärdats för lång tid — en bärbar dator given till en anställd, ett fordon tilldelat en plats — hålls ofta medvetet utanför bokningsskärmarna samtidigt som den fortfarande tillhör någon. Fliken Tillgångar anger den personen oavsett, så att inventariet förblir läsbart som ett register över vem som har vad.
Om en stor del av dina innehavda resurser är märkta som Ej reserverbar är det värt att bekräfta att detta är avsiktligt snarare än en kvarleva av hur de importerades.
Att vara stängd för bokningar är inte alltid permanent. När ett projekt avslutas och dess reservationer frigörs blir en parkeringsplats eller en kontorslokal vars bokning fortfarande pågick, bokningsbar igen av sig själv. Andra resurser förblir stängda för bokningar tills någon öppnar dem.
Serienummer
När en organisation äger flera enheter av samma modell säger resursnamnet ensamt inte vilken fysisk enhet en reservation avser. Serienumret gör det, och det visas som en bildtext under resursnamnet med etiketten Serienummer. Det visas på skrivbordsraderna och mobilkorten i listan Reservationer, och i bokningsdetaljerna.
Serienummer är ett organisationsövergripande alternativ och är dolda som standard. En användare med rollen fastighetsansvarig aktiverar dem under Inställningar → Avancerat → Tillgångsinställningar; se Tillgångsinställningar. Alternativet styr alla reservationsytor på en gång, så serienummer visas antingen överallt eller ingenstans.
Reservationer utan slutdatum
Vissa resurser tilldelas utan slutdatum — ett permanent skrivbord eller en bärbar dator som utfärdas så länge någon behöver den. Kolumnen Reservation till visar oändlighetssymbolen för dessa istället för ett datum, eftersom det inte finns något slutdatum att visa.
En öppen reservation löper inte ut. Den stannar i listan Reservationer, och resursen fortsätter att namnge sin innehavare i fliken Tillgångar, så länge tilldelningen gäller, oavsett hur länge sedan den påbörjades. Resursen frigörs när reservationen avbokas, när resursen tilldelas om eller när reservationen får ett slutdatum.
En permanent tilldelning kan ändå få ett slutdatum — till exempel när ett projekt avslutas och dess reservationer frigörs. Från och med då är den inte längre öppen: Reservation till visar det datumet i stället för oändlighetssymbolen, och när datumet har passerat lämnar reservationen filtret Aktiva, visas under Utgångna och kan inte längre avbokas.
När listan bara är en del
Båda flikarna läser din organisations bokningar i en enda förfrågan, och den förfrågan kapas efter 2000 bokningar. Där den har kapats står en varning ovanför listan — Showing part of this list ("Endast en del av listan visas", ännu inte översatt i appen) — följd av hur många rader som inte visas, eller, där det antalet inte kan fastställas, av att det finns fler rader än vad som kan läsas in här.
Varningen finns eftersom en kapad och en komplett lista ser exakt likadana ut. Den visas på fliken Tillgångar och på fliken Reservationer, både i vyn för hela organisationen och i dina egna reservationer. Så länge den syns ska varje siffra på skärmen betraktas som ofullständig — även vem som ser ut att inte inneha något — och du bör begränsa vyn med sökning, kategori, status eller datum till dess att den försvinner.
En organisation med under 2000 bokningar ser den aldrig.
Exempel på användningsfall
- Spåra en enhet: Kontrollera fliken Tillgångar för att hitta vem som innehar en viss bärbar dator innan en ersättare köps.
- Granska långtidsutrustning: Granska resurserna som är innehavda men stängda för bokningar, och bekräfta att var och en är registrerad hos rätt person.
- Särskilja identiska enheter: Läs serienumret under resursnamnet för att bekräfta vilken av flera identiska dockningsstationer som är reserverad för dig.
- Bekräfta en permanent tilldelning: Se oändlighetssymbolen i kolumnen Reservation till och veta att skrivbordet inte kommer att försvinna från listan.