Skapa ny eller redigera tillgång

För att skapa en ny resurs går du till inställningarna under kugghjulsikonen och hittar sedan panelen Fastigheter. I den första vyn ser du en lista över befintliga resurser kategoriserade efter typ. Genom att expandera en enskild grupp visas en lista över alla resurser med deras grundparametrar. Längst upp på sidan hittar du fältet "Bokningsdagsgräns", som gör det möjligt att ställa in maximalt antal dagar för bokningar gjorda i dagar.

Som administratör eller resursförvaltare har du möjlighet att skapa nya resurser och hantera befintliga.

I huvuddelen av Fastighetsvyn ser du tidigare skapade resurser och har möjlighet att redigera eller skapa nya:

• För att lägga till en ny resurs klickar du på knappen Lägg till fastighet.

• För att redigera en befintlig resurs klickar du på pennaknappen bredvid respektive resurs.

I båda fallen visas ett formulär med obligatoriska och valfria datafält för resursen. Formuläret innehåller alla nödvändiga fält för att konfigurera vilken kombination av objekt/plats som helst. Utöver grundfält som namn eller beskrivning kan du ange:

• Status - I lager/Sålt/Skadad. Som standard kan resurser inte tas bort, men de kan "strykas" genom att ändra deras status.

• Typ - t.ex. dator, skärma, konferensrum, mötesrum, etc.

• Synlighet - anger om resursen ska vara synlig i reservationslistan för anställda. Om osynlig kan den enbart tilldelas av en chef.

• Multipel - definierar minsta enhet och multiplar av tid för vilken resursen kan reserveras. Detta alternativ är enbart tillgängligt när Bokningstyp är inställd på Minuter.

  • Standardvärdet är 15 minuter, men det kan konfigureras per fastighet (till exempel 5, 10, 15 eller 30 minuter).
  • Multipeln kan inte överstiga 30 minuter.
  • Både dra-och-släpp-storleksändring och manuell inmatning via klockformuläret följer det definierade intervallet.
  • Bokningsrutnätet är justerat efter den definierade multipeln för att säkerställa konsekvens.
  • En resurs med bokningstypen Minuter och utan angiven multipel kan inte bokas. Varje nytt bokningsförsök avvisas med ett meddelande om att resursen saknar slotstorlek, medan befintliga reservationer fortfarande kan redigeras och avbokas. Ange multipeln på resursen för att göra den bokningsbar igen.

• Bokningstyp - Minuter, Timmar, Permanent. T.ex. 1 dag, 15 minuter, etc. En permanent reservationstyp innebär att resursen tilldelas en anställd permanent, utan en specificerad sluttid.

• Plats - anger var resursen finns. Platser kan läggas till eller ändras i inställningarna under kugghjulsikonen i panelen Platser.

• Serienummer - ett användbart fält för objekt som datorutrustning för unik identifiering.

• Garanti till - användbart för organisatoriska syften.

Efter att ha fyllt i alla obligatoriska fält behöver du spara resursen. När denna operation är slutförd kan du ladda upp en bild av resursen. Bilden visas som en ikon i de flesta listor. En större bild visas till exempel under reservationen av resursen av en anställd.

Efter sparande aktiveras fliken Komponenter, som gör det möjligt att välja befintliga fastigheter att associera med den nyligen skapade fastigheten.

Redigera befintlig fastighet

Redigering av en befintlig fastighet gör det möjligt för förvaltare att uppdatera dess detaljer och säkerställa att all relevant information är korrekt och aktuell. För att redigera en fastighet, följ dessa steg:

1. Navigera till Organisationsinställningar från användarkontextmenyn.
2. Välj panelen Fastigheter.
3. Hitta den önskade fastigheten i listan.
4. Klicka på knappen Redigera (pennikonen) mittemot den valda fastigheten.
5. Ändra de tillgängliga alternativen efter behov. Du kan även ställa in en bild för fastigheten.
6. Klicka på Spara för att tillämpas ändringarna.

Dina uppdateringar träder i kraft omedelbart och fastigheten återspeglar de nya detaljerna över hela systemet.

Exempelanvändning

• Registrera ny utrustning: Lägg till nyinköpta bärbara datorer, skärmar eller specialverktyg i systemet så att de blir tillgängliga för anställdas bokning.
• Konfigurera nya mötesplatser: Skapa poster för nya konferensrum, samarbetsytor eller projektrum och definiera deras kapacitet, bokningstyp och synlighet.
• Uppdatera tillgångsstatus: Markera en trasig projektor som "Skadad" eller en gammal dator som "Såld" för att förhindra ytterligare bokningar och upprätthålla korrekt inventering.
• Justera bokningsregler: Ändra bokningsmultipeln för en delad resurs, som att ändra ett specifikt labbutrustnings minsta bokning från 15 minuter till 5 minuter för att tillämpa kortare användningsbehov.