Konfigurera ledighet och hantera din första ansökan
Ställ in dina ledighetstyper, din årliga semesterrätt och dina regler för sparade dagar, och för sedan en ansökan från inlämning till godkännande och se den i planeraren.
Ämnen:HR och personalKom igång
Innan du börjar
Ledighet i Flowtly vilar på tre inställningar: de ledighetstyper som personer kan ansöka om, den årliga semesterrätt som varje avtalsvariant ger, och vad som händer med outnyttjade dagar vid årets slut. När de är på plats drar varje ansökan från ett saldo som Flowtly kan beräkna.
Den här guiden ställer in alla tre och för sedan en ansökan hela vägen. Den anställda lämnar in den från My absences, en chef godkänner den från Time off requests, och frånvaron visas i Time off planner.
Du behöver rollen Time off manager för att ändra de här inställningarna. Hantera ansökan med två konton, ett för den anställda och ett för chefen: listan Time off requests erbjuder inget Accept på din egen ansökan.
Det här har du i slutet
Din organisation har sina ledighetstyper, en årlig standardsemesterrätt och en regel för sparade dagar, och en ansökan har godkänts och visas i planeraren.
Det här behöver du
- Rollen Time off manager, eller en administratör som kan ge den.
- En anställd med ett aktivt avtal, till exempel ett Employment contract, plus en andra person som godkänner.
- Din policy: dagar per år för varje avtalsvariant, och hur många outnyttjade dagar som får föras över och till när.
Gör dessa guider först
Prova i demon
Klicka dig igenom de här skärmarna med exempeldata först. Inget konto behövs.
Öppna livedemonSteg för steg
Slutför flödet
- 1
Välj dina ledighetstyper
Öppna Settings → People och klicka på rutan Time off types. Sidan listar de typer som ditt team kan ansöka om. Klicka på Add time off type för att lägga till en. Predefined aktiverar en inbyggd typ under ett namn du väljer, vald i Built-in type. Custom skapar en egen typ med namn, ikon och färg.
Tips & råd
- En ny typ börjar som Requires approval. Byt till Accepted automatically bara för frånvaro som ingen behöver godkänna. Saldot förbrukas ändå, och en ansökan som saldot inte täcker nekas ändå.
- Approval count på samma sida anger hur många personer som måste godkänna en ansökan innan den bokas. Ange antalet och klicka på Save.
- Om frånvaron fungerar som en av de inbyggda typerna väljer du Predefined och byter namn på den i stället för att återskapa den som Custom.
- 2
Ange den årliga standardsemesterrätten
Tillbaka i Settings → People öppnar du rutan Annual time off och klickar på Add annual time off. Ange Leave allowance i dagar, timmar eller minuter. Välj Date from då den börjar gälla, den Variant av avtal den omfattar, till exempel Employment contract, och den Time off type den finansierar. Klicka på Save.
Tips & råd
- Semesterrätten följer avtalsvarianten. En person vars avtalsvariant saknar semesterrätt får en varning i sin profil om att ingen ledighetsgräns är angiven.
- För en enskild person som har rätt till ett annat antal dagar öppnar du personens profil och lägger till en personlig rad på fliken Annual time off. Den ersätter organisationens standard för personen.
- 3
Bestäm vad som händer med outnyttjade dagar
Öppna rutan Time off carry-over i Settings → People. Slå på Enable carry-over policy för att låta outnyttjade dagar föras över till nästa år. Ange Expiry date (MM-DD), till exempel 03-31, och Max carried days, där 0 betyder obegränsat. Slå på Consume carried days first om äldre dagar ska användas före årets semesterrätt. Klicka på Save.
Tips & råd
- Under Carry-over per contract type kan du åsidosätta huvudreglaget för en enskild avtalstyp och ge den ett eget utgångsdatum.
- Om överföring förblir avstängd behåller Flowtly sitt äldre beteende för ledighetssaldo.
- 4
Lämna in en ansökan som anställd
Logga in som den anställda och öppna My absences i sidomenyn. Klicka på New time off request. Välj Type, lägg till en Description om din organisation kräver det och välj datumen i kalendern. Panelen What this request changes visar hur många arbetsdagar den kostar och saldot före och efter. Klicka på Create request.
Tips & råd
- Create request förblir inaktiverad tills en typ och datum är valda och intervallet innehåller minst en arbetsdag. Den förblir också inaktiverad när ansökan inte ryms i saldot.
- För en del av en dag väljer du ett enda datum och anger antalet Hours. Full day bokar hela arbetsdagen.
- Ansökan visas på fliken Time off requests i My absences med statusen Pending.
- 5
Godkänn den som chef
Logga in som chefen och öppna Time off → Time off requests i sidomenyn. Klicka på den anställdas rad för att öppna detaljerna. Kontrollera typ, datum och längd och klicka sedan på Accept. Om ansökan inte ska gå igenom klickar du i stället på Reject.
Tips & råd
- Med en Approval count över 1 visar statusen hur många godkännanden som har kommit in, till exempel Accepted 1 / 2, och ansökan förblir öppen tills det sista kommer.
- Rutan Time off approvers i Settings → People visar vem som godkänner varje person: först någon som tilldelats direkt, sedan personens närmaste chef, sedan avdelningschefen och sedan alla med rollen Time off manager.
- Ansökningssidan kräver rollen Time off manager eller Time off verifier. Din egen ansökan visar aldrig Accept eller Reject för dig.
- 6
Se den i planeraren
Öppna fliken Time off planner. Varje person är en rad och varje frånvaro är en ruta som sträcker sig över dess dagar. En ansökan som fortfarande väntar på godkännande har Pending framför sin typ, och teckenförklaringen visar nyckeln Pending request. Efter det sista godkännandet visar rutan bara typen.
Tips & råd
- Den anställda hittar nu frånvaron på fliken Time off history i My absences, med statusen Accepted.
- Ansökningar om distansarbete visas inte i planeraren.
Klart!
Ledighet är konfigurerad och din första ansökan har gått från inlämning till godkännande. Varje ny ansökan drar nu från den semesterrätt du angav och går till rätt godkännare.