Stäng månaden i Flowtly

Innan du börjar

Det här behöver du

• Administratörsåtkomst, eller ekonomibehörigheterna för fakturor, leverantörsfakturor, transaktioner och redovisning.
• En månad som har avslutats, med ditt teams timmar loggade mot deras projekt.
• Account manager för varje kundprojekt, tillgänglig för att signera månaden.

1. 1

   Kontrollera att varje kundprojekts månad är signerad

   Öppna Projects i menyn. Listan har en kolumn Sign-off, och väljaren Sign-off month bredvid filtren bestämmer vilken månad den visar. Den börjar på föregående månad, den som oftast stängs. Varje kundprojekt visar Not started, In review, Signed eller Re-opened, och ett projekt utan kund visar Not applicable. Bara Signed talar om för ekonomi att månaden får faktureras, så klicka på någon annan status för att öppna det projektets granskning.

   Tips & råd

   • Projektets Account manager signerar, inte en administratör. Hen klickar på Start the review, justerar rader med en motivering vid behov, klickar sedan på Sign off med månadens namn och bekräftar.
   • För att rätta en signerad månad öppnar en administratör den och klickar på Re-open. Rapporten som signerades tidigare finns kvar som dokumentation av vad som godkändes, och månaden måste signeras igen.
   • På en signerad månad visar Open the signed report rapporten exakt så som den signerades.

   • Öppna Projects
2. 2

   Bekräfta att månadens kundfakturor har gått ut

   Gå till Sales → Invoices. Öppna filtret Sale period och välj Last month. Öppna sedan filtret Status och bocka i draft och Sending... för att se vad som fortfarande är öppet. Ett draft har inte utfärdats ännu. Sending... betyder att fakturan är utfärdad men att Flowtly inte har registrerat den som levererad. Slutför varje rad tills månaden bara visar fakturor med statusen sent.

   Tips & råd

   • Om en faktura nådde kunden utanför Flowtly använder du Mark as sent i dess meny. Flowtly erbjuder det bara för en faktura som är utfärdad och ännu inte registrerad som skickad.
   • Med e-fakturering kan en utfärdad faktura visa Processing medan dess e-faktura fortfarande hanteras.

   • Öppna Invoices
3. 3

   Hantera månadens leverantörsfakturor

   Gå till Purchases → Incoming invoices. Om e-fakturering är aktiverad för din organisation klickar du först på Check E-Invoicing för att begära nya fakturor från KSeF. Ställ in filtret Period på Previous month. Det filtrerar på den månad som en faktura är tilldelad. Öppna varje faktura som fortfarande behöver åtgärdas och slutför den, så att inget för månaden blir halvfärdigt.

   Tips & råd

   • När du har klickat visar knappen Request sent. Den är dold när e-fakturering inte är aktiverad för din organisation.
   • Om fakturagodkännanden är påslagna öppnar du Awaiting acceptance under Incoming invoices för att se vad som fortfarande väntar på en godkännare. Waiting on me visar de som väntar på dig.
   • Unpaid, i samma meny, listar de leverantörsfakturor som ännu inte är betalda. Det fungerar även när fakturagodkännanden är avstängda.

   • Öppna Incoming invoices
4. 4

   Åtgärda transaktionerna som behöver uppmärksamhet

   Öppna Action center i menyn och välj Transactions cleanup. Rutan Transactions needing attention visar hur många banktransaktioner som saknar uppgifter. Missing justification omfattar transaktioner utan något bakom sig, till exempel ett bifogat dokument eller en anteckning. Missing budget omfattar transaktioner som inte är tilldelade en budget. Öppna filtret Date och välj Last month, och komplettera sedan varje transaktion tills antalet sjunker till noll.

   Tips & råd

   • Både Missing justification och Missing budget är ibockade när sidan öppnas. Bocka ur en av dem för att arbeta igenom den andra för sig.
   • Varje kryssruta visar sitt eget antal inom parentes, så du kan se vilken typ av lucka som är störst innan du börjar.

   • Öppna Transactions cleanup
5. 5

   Följ upp fakturorna som fortfarande är obetalda

   Gå till Sales → Invoices → Payment reminders. Fliken Pending listar påminnelser för förfallna, obetalda fakturor, en rad per faktura, och inget går till en kund förrän du godkänner det. Bocka i påminnelserna som ska skickas och klicka på Approve & send selected, eller Dismiss selected för de som inte ska gå ut. Öppna sedan fliken Not chased. Den listar förfallna fakturor som har gått ut men inte finns i påminnelsekön.

   Tips & råd

   • Om fliken Pending förblir tom kontrollerar du att Send payment reminders for unpaid invoices är påslaget i Settings → Finance & Business → Payment reminders.
   • På Not chased har en rad som erbjuder Send the invoice aldrig mejlats till kunden. En rad utan den åtgärden har redan skickats, så skicka den inte igen.

   • Öppna Payment reminders
6. 6

   Lämna över månaden till din redovisningskonsult

   Öppna Accounting → Accountancy och välj fliken Export. Använd månadsnavigeringen överst för att stega tillbaka till den månad du stänger. This month hoppar tillbaka till den aktuella. Varje rad, till exempel Invoices och Costs, har en egen Export-knapp med de format som ditt redovisningsprogram importerar. Öppna sedan fliken Questions, som listar varje fråga som är Open eller Answered, och svara på dem som väntar på dig.

   Tips & råd

   • Om en Optima-export visar Check these documents before importing into Optima listar den dokumenten som behöver rättas. Rätta dem och exportera månaden igen.
   • Öppna en fråga för att svara i dess tråd, och klicka på Mark resolved när den är löst.
   • Bank Statements / MT940, Costs och Invoices behåller månaden du valde när du byter till dem, så du kan granska vad som ingår i exporten.

   • Öppna fliken Export