Dela ett jobberbjudande och boka intervjuer

Flowtlys redaktionsteam9 min

Ett jobberbjudande i "Recruitment" kan öppnas för personer utanför din organisation. Flowtly ger dig en länk; du skickar den dit du vill att kandidater ska hitta tjänsten. Den som öppnar länken ser tjänsten, ansöker med sina uppgifter och sitt CV och hamnar i jobberbjudandets kolumn "Applied" — utan Flowtly-konto och utan att ha blivit inbjuden.

Intervjuer fungerar på samma sätt. Du erbjuder en uppsättning tider, Flowtly gör om dem till en bokningslänk och kandidaten väljer en. De två stegen skiljer sig i vem som skickar. Länken till jobberbjudandet för du själv vidare — Flowtly mejlar den inte till någon, så du delar den där du vill att sökande ska hitta den. Bokningslänken till intervjun mejlas till kandidaten av Flowtly när du skapar den, om du inte väljer att skicka länken själv, och när kandidaten har bokat en tid mejlar Flowtly en bekräftelse till kandidaten och ett meddelande till intervjuaren.

Publicera ett jobberbjudande

Jobberbjudanden finns under "Recruitment", på fliken "Recruitments", och "New job offer" öppnar formuläret för ett nytt. Det krävs rollen "HR manager" för att skapa eller redigera ett.

Ett jobberbjudande är "Draft", "Active" eller "Archived", och menyn på dess ruta flyttar det mellan dem: "Publish recruitment" medan det är ett utkast, "Move back to draft" medan det är aktivt och "Archive recruitment" när som helst.

Dessa tillstånd ordnar dina egna listor. De är inte det som gör tjänsten offentlig — det gör länken. Ett jobberbjudande kan nås av alla som har dess länk, oavsett vilket tillstånd det är i, även ett utkast, så betrakta delningen av länken som ögonblicket då tjänsten går ut, och för den inte vidare förrän erbjudandet lyder som du vill att en främling ska läsa det.

Hämta länken

Öppna jobberbjudandet och välj "Link to recruitment form". "Share job offer" öppnas med förklaringen "Share this link so candidates can apply without logging in." och en skrivskyddad "Shareable link" som du kopierar med knappen bredvid.

Länken förblir densamma så länge jobberbjudandet finns, så den kan ligga på flera ställen samtidigt — i ett meddelande till en person, i ett inlägg på en jobbsajt, på en sida på din egen webbplats. Ingenting i Flowtly mejlar ut den.

Vad en kandidat ser

Sidan öppnas i två halvor. Till vänster finns tjänsten: din organisations logotyp och namn, befattningen som rubrik, platsen — eller "N/A" där jobberbjudandet inte har någon — därefter "Job details" med den beskrivning du skrev, "Requirements" som märkta taggar under den kravgrupp var och en tillhör, och "Salary range".

Till höger finns "Apply for this job", med raden "Submit your details and we'll add you as a candidate."

  • "Apply with LinkedIn" fyller i förnamn, efternamn, e-postadress och LinkedIn-profil från kandidatens LinkedIn-konto. Det är en genväg, inte ett krav; formuläret kan i stället fyllas i för hand.
  • "Firstname", "Lastname" och "Email" är obligatoriska. "Phone number", "Location", "Position", "Birth date", LinkedIn, "Expectations" och "Notes" är valfria, och allt kandidaten fyller i hamnar på hens kandidatprofil.
  • "CV (optional)" och "Cover letter (optional)" tar emot en PDF-, JPG- eller PNG-fil vardera på upp till 64 MB. De två tillsammans måste hålla sig under 70 MB, och formuläret säger till om de inte gör det.
  • "Submit application" avslutar det. Sidan svarar "Application sent" — "Thanks for applying. We'll be in touch if there's a match." Läs det bokstavligt: nästa kontakt tar du.

En kandidat som kommer till sidan med en ofullständig adress får veta "This job offer link is incomplete." och ombeds om en ny, så kopiera hela länken i stället för att skriva av den eller låta ett meddelande bryta den över flera rader.

Ansökan i ditt jobberbjudande

Ansökningar kommer in på jobberbjudandets flik "Candidates", som har tre kolumner — "Applied", "Best Selected" och "Rejected" — som var och en visar hur många sökande den innehåller och vad den är till för. Dra ett kort mellan kolumnerna allteftersom processen går vidare. En offentlig ansökan börjar i "Applied" med allt kandidaten skickade in, och CV och personligt brev finns på hens profil.

Kandidater som du har lagt till för hand från din egen sökning står i samma kolumner, så ett jobberbjudande rymmer båda vägarna.

Erbjuda intervjutider

Klockknappen på en kandidats kort öppnar "Propose slots". Tills du väljer ett datum står det "No slots available for this day", eftersom det ännu inte finns någon dag att bygga tider för. Välj en "Slot length" — 15, 30, 45 eller 60 minuter — och ett datum under "Select date", så fylls "Available slots" med varje tidslucka av den längden mellan 09:00 och 17:00 det datumet. Markera så många du är beredd att erbjuda.

Tiderna kommer enbart från det fönstret och tidsluckans längd, så varje datum erbjuder samma uppsättning starttider. Att erbjuda en tid du redan har erbjudit lägger till den en gång till i stället för att ersätta den första, och en kandidat skulle då se den två gånger — så erbjud varje tid en gång.

Tiderna hålls på dig som intervjuare, via din egen medarbetarprofil. Ett konto utan medarbetarprofil har inget att erbjuda och säger det: "Your account has no employee profile, so there are no interview slots to offer."

Eftersom tiderna tillhör dig och inte en enskild kandidat visas varje fortfarande öppen tid du håller för varje kandidat du skickar en bokningslänk till, och en tid försvinner från alla de listorna i samma ögonblick som en av dem tar den. Erbjud det du verkligen kan täcka, och lägg till fler när du vill — kandidater med en giltig länk ser tilläggen nästa gång de öppnar den.

Skicka bokningslänken

Länkknappen på kortet öppnar "Send booking link". Den kräver rollen "HR manager"; att föreslå tider kräver bara åtkomst till kandidater, så på vissa konton syns klockan men inte länkknappen.

Välj hur länge länken ska gälla under "Link valid for" — "24 hours", "3 days", "7 days" eller "30 days", där 3 dagar är förvalt åt dig. Trettio dagar är det längsta Flowtly utfärdar.

"Create link" skapar själva "Booking link", en knapp "Copy link" samt datum och tid då den löper ut. "Done" stänger dialogrutan.

När länken skapas mejlas den också till kandidaten, till adressen på hens kandidatprofil. E-postmeddelandet anger tjänsten och din organisation, har en knapp som öppnar bokningssidan, berättar för kandidaten att länken enbart är avsedd för hen och anger när den slutar fungera — skrivet i UTC och märkt "UTC". Om du inte väljer att skicka länken själv är det e-postmeddelandet så kandidaten får den. Skickar du den själv mejlar Flowtly ingenting och kandidaten får länken bara av dig; detsamma gäller en kandidat vars profil saknar e-postadress.

Om du för länken vidare själv, kopiera den i sin helhet. Den innehåller både inbjudningskoden och den arbetsyta inbjudan tillhör, och en kandidat som bara får en del får veta att länken saknar en del av sin adress.

Vad kandidaten gör med bokningslänken

Länken kräver inte heller något konto. Den öppnas på "Choose a time for your interview", som anger vem de ska träffa, ovanför de tider du lämnade öppna. Att välja en bekräftar direkt: "Your interview is booked".

Bokningssidan visar tiderna i tidszonen på kandidatens enhet, utan att ange zonen. De e-postmeddelanden Flowtly skickar anger i stället tiderna i UTC, så att en kandidat i en annan tidszon kan jämföra de två.

En bokningslänk gäller för en bokning. När den har använts — eller har löpt ut — svarar den "This invitation can no longer be used" och ber kandidaten om en ny inbjudan, så att boka om innebär att skapa en ny länk. Om två kandidater tar sikte på samma tid ser den som förlorar "That time was just taken", behåller en giltig inbjudan och väljer igen bland det som finns kvar. En kandidat som kommer när inget är öppet får veta "No times are open right now" och ombeds återvända till den som skickade länken.

Vad Flowtly mejlar efter en bokning

När kandidaten bokar en tid skickar Flowtly två e-postmeddelanden:

  • Till kandidaten en bekräftelse som anger tjänsten, din organisation och den bokade tiden, med rådet att kontakta din organisation direkt om hen behöver ändra den.
  • Till intervjuaren — medarbetaren vars tider erbjöds och som håller intervjun — ett meddelande som anger kandidaten, tjänsten och den bokade tiden och som säger att tiden nu är markerad som bokad i Flowtly.

Båda anger den bokade tiden i UTC, märkt "UTC". Meddelandet till intervjuaren går till e-postadressen på hens medarbetarprofil; en intervjuare utan e-postadress där får inget meddelande, och kandidaten får fortfarande sin bekräftelse.

Varje e-postmeddelande skickas på din organisations gränssnittsspråk. Inget av dem innehåller en kalenderinbjudan, och Flowtly lägger inte till intervjun i någon extern kalender, så lägg in den bokade tiden i din egen kalender själv.

Exempel på användningsfall

  • Öppna ett jobberbjudande för en tjänst, kopiera dess länk och lägg ut den på en jobbsajt så att sökande når det utan konto.
  • Skicka samma länk till en person du har kontaktat direkt och läs hens ansökan i kolumnen "Applied" tillsammans med de övriga.
  • Samla in ett CV och ett personligt brev tillsammans med en ansökan i stället för att be om dem efteråt.
  • Erbjud fyra intervjutider på en halvtimme under en och samma eftermiddag och låt kandidaten välja den som passar.
  • Låt Flowtly mejla en bokningslänk direkt till kandidaten och få den bokade tiden via e-post när hen har valt en.
  • Utfärda en bokningslänk som gäller i 24 timmar när en intervju behöver bestämmas snabbt, eller i 30 dagar när kandidaten är borta.
  • Skapa en andra bokningslänk för en kandidat som behöver ordna om en intervju som redan är bokad.