Flytta dina data till Flowtly
För över din bankhistorik, dina kunder, fakturor, kontrakt och tillgångar till en ny Flowtly-organisation med uppladdning av kontoutdrag och en AI-assistent ansluten via MCP.
Ämnen:Kom igångAI och integrationer (MCP)
Innan du börjar
En ny organisation börjar tom. Den här guiden visar de två vägar Flowtly erbjuder för att föra in det du redan har. Kontoutdrag förs in via en uppladdning på sidan Transactions. Kunder, fakturahistorik, kontrakt och tillgångar förs in via en AI-assistent ansluten till Flowtly via MCP.
Appen har ingen skärm för kalkylarksimport av kunder, anställda, projekt eller fakturor. MCP-verktygen för import fyller den luckan. Du ger assistenten din export från det gamla systemet, den förhandsvisar batchen och skriver den först därefter.
Varje importverktyg matchar rader mot det som redan finns i Flowtly, så om du kör samma batch två gånger skapas inga dubbletter. Arbeta i den här ordningen: bankkonton, kontoutdrag, kunder, fakturor, sedan kontrakt och tillgångar.
Det här har du i slutet
Din bankhistorik, dina kunder och din fakturahistorik finns i Flowtly, och du vet hur du lägger till resten i säkra, upprepningsbara batcher.
Det här behöver du
- Dina MT940-kontoutdragsfiler från internetbanken, plus exporter av kunder, fakturor, kontrakt eller tillgångar från ditt tidigare system.
- Behörighet i Flowtly att hantera transaktioner, och att hantera varje typ av post du tänker importera.
- En AI-assistent ansluten till din Flowtly-organisation via MCP.
Gör dessa guider först
Steg för steg
Slutför flödet
- 1
Lägg till dina bankkonton med deras nummer
Öppna Transactions i sidomenyn och klicka på Add account. I dialogrutan Create new account fyller du i Account name, Currency och Type, anger Account number och klickar på Create. Uppladdningen av kontoutdrag har ingen kontoväljare, så lägg till varje konto, med dess Account number, innan du laddar upp dess kontoutdrag. Upprepa detta för varje konto du vill importera historik till.
Tips & råd
- Konton av typen Regular och VAT behöver ett kontonummer. Konton av typen Cash och Manual behöver det inte.
- Currency och Type kan inte ändras när kontot har fått dem, så kontrollera båda innan du klickar på Create.
- 2
Ladda upp dina kontoutdrag
Exportera dina kontoutdrag från internetbanken i MT940-format. Klicka på Choose file på sidan Transactions, välj en eller flera filer och klicka på Upload. Flowtly talar om hur många transaktioner det importerade och hur många som redan fanns i systemet. Matchningen av leverantörer och dokument fortsätter sedan i bakgrunden.
Tips & råd
- Flowtly tar emot MT940-filer som slutar på .sta, .txt, .mt940 eller .940. En CSV-, XML- eller PDF-export från din bank går inte att importera.
- Överlappande kontoutdrag är säkra. En rörelse som Flowtly redan har läggs inte till en andra gång.
- Om en fil avvisas öppnar du Accountancy, sedan fliken Bank Statements / MT940, och kontrollerar orsaken under Refused uploads.
- 3
Anslut din AI-assistent
Kunder, fakturor, kontrakt och tillgångar importeras via Flowtly MCP, med en AI-assistent som du ansluter till din organisation. Om du inte har anslutit någon ännu följer du först guiden Business management with Claude. Anslutningen loggar in som du, så en import kan bara göra det som dina egna behörigheter i Flowtly tillåter. Innan du importerar något frågar du assistenten vilken Flowtly-organisation den är ansluten till.
Tips & råd
- Om en import nekas på grund av saknad åtkomst ber du en administratör om behörigheten att hantera den typen av post, till exempel kunder eller fakturor.
- 4
Importera dina kunder, med en testkörning först
Ge assistenten din kundlista från ditt tidigare system och be den importera kunderna med clients_import som en testkörning. En testkörning skriver ingenting. Den rapporterar, rad för rad, vilka kunder som skulle skapas, uppdateras eller hoppas över. Varje kund behöver den referens som ditt gamla system använde för den, ett namn, ett land och en valuta. När antalen ser rätt ut ber du assistenten köra samma batch på riktigt.
Tips & råd
- Kunder matchas på referensen från det gamla systemet. Om du kör samma batch igen ändras ingenting, och ett anrop tar upp till 500 kunder.
- En kontaktperson skapas bara när raden har en kontaktmejladress. Ett skatte-id behöver också sin typ och sitt land.
- 5
För in din fakturahistorik
För kundfakturor som du redan har utfärdat ber du assistenten använda invoices_import. Det behåller det ursprungliga fakturanumret. Det skapar ingen PDF, mejlar inte kunden och skickar inget till KSeF. För leverantörsfakturor ger du den ditt inköpsregister och ber om incomingInvoices_import. Be om en testkörning av båda först, och läs antalen innan något skrivs.
Tips & råd
- Om du importerar ett fakturanummer som redan finns rapporteras den befintliga fakturan i stället för att en andra skapas, så en omkörning är säker när importer körs efter varandra.
- I Polen, med KSeF anslutet, kan en administratör också slå på Fetch sales invoices from KSeF i faktureringsinställningarna och välja månad i Fetch from.
- 6
Lägg till kontrakt och tillgångar och kontrollera sedan resultatet
Be assistenten importera dina kontrakt med contracts_import. De matchas på avtalsnummer och kan peka på kunderna du importerade i steg 4. Om du förvaltar fastigheter eller utrustning importerar du dem med assets_import. De matchas på tillgångskod. Öppna sedan Clients och Invoices i Flowtly och stickprovskontrollera några poster mot ditt gamla system.
Tips & råd
- En kontraktsbatch som listar samma avtalsnummer två gånger avvisas i sin helhet, så rätta dubbletter i källan först.
- Kör varje batch som en testkörning innan du skriver. Ett anrop tar upp till 500 kontrakt eller 1000 tillgångar.
Klart!
Din organisation innehåller nu din verkliga historik. Ladda upp nya MT940-kontoutdrag när de kommer, och upprepa vilken importbatch som helst på ett säkert sätt när dina källdata ändras.