Fakturera dina debiterbara timmar och se projektmarginalen
Gör en månads loggade timmar på ett projekt till en faktura direkt från projektet, och läs sedan vad varje fas fakturerade jämfört med vad den kostade.
Ämnen:Fakturering och ekonomiProjekt och tidrapporteringKom igång
Innan du börjar
I Flowtly fakturerar du loggad tid direkt från projektet. Knappen Invoice på ett projekt öppnar en panel som förbereder fakturaraderna för en månad, utifrån timmarna som loggats på projektet och det debiteringspris varje person har där. Du kontrollerar raderna, öppnar dem i fakturaformuläret och sparar.
Marginalen läser du på samma projekt, under Project financials och dess underflik Phase margin. Den ställer vad varje fas fakturerat mot dess personalkostnad och direkta kostnad, och lägger till en rad för Whole project. Den fungerar per fas, så projektet måste vara uppdelat i faser.
Behörigheter som du behöver: Invoices manager för att se knappen Invoice, Projects manager för att lägga till debiteringspriser, och Account manager eller Profitability viewer för att öppna Project financials. En administratör ser allt detta.
Det här har du i slutet
Månadens debiterbara timmar finns på en sparad faktura kopplad till projektet, och du kan läsa projektets marginal per fas.
Det här behöver du
- Ett projekt med en kund, och timmar loggade på det under den månad du vill fakturera.
- Ett debiteringspris på projektet för varje person vars timmar du fakturerar.
- Behörigheten Invoices manager för att fakturera, och Account manager eller Profitability viewer för att läsa marginalen.
Gör dessa guider först
Prova i demon
Klicka dig igenom de här skärmarna med exempeldata först. Inget konto behövs.
Öppna livedemonSteg för steg
Slutför flödet
- 1
Kontrollera att varje person har ett debiteringspris
Öppna Projects i sidomenyn och öppna projektet du vill fakturera. Klicka på Members i sidhuvudet. Kolumnen Rate visar varje persons nuvarande debiteringspris på det här projektet. Klicka på ett pris för att se dess historik. I det fönstret lägger Add rate till ett nytt pris och Extend rate förlänger det senaste.
Tips & råd
- En person utan pris visar No rate set i historikfönstret. Lägg till ett pris innan du fakturerar personens tid.
- För att lägga till eller förlänga ett pris krävs behörigheten Projects manager.
- En person som finns på projektet via dess överordnade projekt visar ett streck här. Personens pris anges på det överordnade projektet.
- 2
Öppna fakturapanelen på projektet
Klicka på Invoice i projektsidans sidhuvud. Panelen Create an invoice öppnas till höger. Under Period väljer du den Month du fakturerar. Panelen fakturerar en kalendermånad i taget, från dess första till dess sista dag.
Tips & råd
- Knappen Invoice visas bara för personer med behörigheten Invoices manager.
- Fakturan förbereds för kunden som är angiven på projektet, så koppla först projektet till dess kund.
- 3
Välj vad som ska med på fakturan
Under Scope bockar du i vad som ska faktureras: Associated transactions, Assets, Work time log och Include sub-projects. Work time log är rutan som hämtar in de loggade timmarna. Include sub-projects lägger till timmarna som loggats på projektets faser, och den är ibockad från början när projektet har faser. Bocka ur allt du inte vill ha med på den här fakturan.
Tips & råd
- På ett projekt av typen Fixed price är Work time log urbockad från början. Dess pris bygger inte på timmar, så att fakturera loggad tid ovanpå skulle debitera två gånger.
- Filtret Tags under Associated transactions begränsar bara de transaktionerna. Det ändrar inte vilka timmar som faktureras.
- 4
Granska fakturaraderna
Avsnittet Invoice lines förhandsvisar raderna som fakturan öppnas med. Det bygger på samma val, så det du ser är det formuläret får. När raderna ser rätt ut klickar du på Create an invoice längst ner i panelen.
Tips & råd
- Nothing to invoice for this period with the scope above. betyder att månaden eller omfattningen saknar debiterbara poster. Kontrollera Month och att Work time log är ibockad.
- Om förhandsvisningen säger att vissa poster behöver åtgärdas kan du ändå fortsätta. Nästa skärm listar exakt vilka poster som blockerar raderna.
- 5
Åtgärda blockerade timmar och spara fakturan
Fakturaformuläret öppnas med raderna ifyllda och projektets kund vald. Om vissa timmar inte kunde prissättas listar ett meddelande med rubriken Some logged hours have no rate eller Some logged hours match more than one rate varje post med datum, anställd, projekt och timmar. Bocka i Leave off på posterna som ska uteslutas och klicka på Draft without the selected rows, eller rätta priset och börja om från projektet. Kontrollera fakturahuvudet och summorna och klicka sedan på Save.
Tips & råd
- Varje rad behåller projektet den kom från. Den kopplingen är det som knyter fakturan till projektet.
- För att skicka den sparade fakturan till din kund följer du guiden Create an outbound invoice från steget om mejl.
- 6
Läs projektmarginalen
Tillbaka på projektet öppnar du fliken Project financials och väljer Phase margin. Varje fas har en rad med Invoiced, Labour cost, Direct cost, Margin och Margin %. Den sista raden, Whole project, räknar också med det som bokförts på själva projektet, så den är inte summan av faserna. Datumintervallet ovanför tabellen öppnas från projektets startdatum till i dag.
Tips & råd
- Om fliken säger This project has no phases lägger du till en på fliken Phases med Add project phase. Fram till dess visar Team costs over time kostnaden för timmarna som loggats på projektet.
- En Margin % som visar nothing invoiced är inte noll. Inget fakturerades under perioden, så det finns ingen procentsats att visa.
- Project financials kräver behörigheten Account manager eller Profitability viewer.
Klart!
Dina loggade timmar finns nu på en sparad faktura, och varje rad bär med sig projektet den kom från.
Upprepa detta en gång i månaden för varje debiterbart projekt, och kontrollera Phase margin efter varje körning för att se vilka faser som är lönsamma och vilka som inte är det.