Skapa ett projekt med team, faser och budget

Innan du börjar

Det här behöver du

• Behörigheten Projects manager, plus Budgets manager och åtkomst till Project financials för budgetsteget.
• Kunden redan skapad i Flowtly, och personerna som ska arbeta i projektet med sina timpriser.
• Faserna du planerar, med deras datum, och de budgetrader du räknar med att fakturera och spendera.

1. 1

   Öppna Projects och starta ett nytt projekt

   Öppna Projects i menyn. Klicka på Add project i sidhuvudet. Dialogrutan Create new project öppnas på fliken Blank, som är den som den här guiden använder. Knappen visas bara för personer med behörigheten Projects manager eller för administratörer.

   Tips & råd

   • From a template är den andra fliken i samma dialogruta. Använd den när din organisation har en färdig projektstruktur.
   • Om du inte ser Add project kan du visa projekt men inte skapa dem. Be en administratör om behörigheten Projects manager.

   • Öppna Projects
2. 2

   Fyll i kund, typ och datum

   Ange Name. Flowtly föreslår en Reference utifrån det medan du skriver, och du kan skriva över den eller lämna den tom. Välj Client i listan. Under Billing väljer du Type: Fixed price, Time and material, Non billable eller Internal, och eventuellt en Currency. Under Schedule anger du Date from och Date to. Klicka på Create project, så öppnar Flowtly den nya projektsidan.

   Tips & råd

   • Name och Type är de enda obligatoriska fälten. Om du klickar på Create project när något saknas anger dialogrutans sidfot hur många fält som fortfarande behöver åtgärdas.
   • Om kunden inte finns ännu väljer du Add client i kundlistan. Den nya kunden fylls i åt dig. För att skapa en kund krävs behörigheten Clients manager, och själva fältet Client visas för personer med Clients manager eller Debt collections manager.
   • Lämna Client tomt för ett internt projekt. Du kan ange eller ändra kunden senare.
3. 3

   Lägg till teamet

   Klicka på Members i projektsidans sidhuvud. Panelen Members öppnas till höger. Klicka på Add member och välj sedan en eller flera personer i listan Team member. Välj en Role: Project lead, Account manager, Team member eller Viewer. Rollen gäller alla du valt. Klicka på Add team member.

   Tips & råd

   • Bara roller som ingen av de valda personerna redan har i det här projektet erbjuds. Om ingen roll återstår för dem alla tar du bort någon ur urvalet.
   • Där din organisation använder avtal listas en person utan gällande avtal men kan inte väljas. Personens rad anger varför.
4. 4

   Ange varje medlems projektpris

   Panelen Members visar en kolumn Rate för varje person som lagts till direkt i det här projektet. Ett streck betyder att inget pris är angivet ännu. Klicka på prisvärdet för att öppna Billing rates för den personen och klicka sedan på Add rate. Ange Rate, som gäller per timme i valutan som visas bredvid fältet. Välj Team member position om du vill ha en, ange Date from och eventuellt Date to, och klicka på Add rate.

   Tips & råd

   • När ett pris ändras använder du Extend rate i stället för att skriva över det. Det gamla priset finns kvar i historiken för perioden det gällde.
   • Team member position visas som standard på fakturan.
   • För att lägga till priser krävs behörigheten Projects manager. Den som har behörigheten Projects lead kan se priser men inte ändra dem.
5. 5

   Dela upp arbetet i faser

   Öppna fliken Phases och klicka på Add project phase. Ange fasens Name. Type är från början projektets egen typ, och Date from och Date to är från början projektets datum. Ändra dem vid behov och klicka sedan på Save. Varje fas visas i listan på fliken Phases med sin typ, sina datum och sin status.

   Tips & råd

   • En fas kan bara schemaläggas inom projektets datum. Dagar utanför dem erbjuds inte i datumväljarna.
   • Personer i det överordnade projektet visas också i varje fas panel Members. Deras pris anges på det överordnade projektet, inte på fasen.
6. 6

   Registrera den initiala budgeten

   Öppna fliken Project financials. Den öppnas på Initial budget. Klicka på Create initial budget och sedan på Add item. Den nya raden öppnas redo att redigeras: ange dess Name, beloppet du räknar med att debitera under Billed och beloppet du räknar med att det kostar under Cost, och välj en Tag om du använder sådana. Spara raden med bocken. Planned total ovanför tabellen summerar alla rader.

   Tips & råd

   • För att skapa och redigera den initiala budgeten krävs behörigheten Budgets manager. Utan den kan du se budgeten men inte skapa eller ändra den.
   • Om budgeten redan finns i ett kalkylark använder du Import a spreadsheet i stället för att skriva in varje rad.
   • Avsnittet Budget på fliken Overview är något annat. Dess knapp Add new kopplar projektet till en befintlig budget från budgetmodulen.