Begära och godkänna bemanning

Flowtlys redaktionsteam4 min

Fliken Förfrågningar är där bemanning slutar avgöras i chatten och börjar avgöras i protokollet. En projektledare begär en person för en roll; någon med godkännanderätt bekräftar eller avslår. Haken som hade gjort detta till bara en långsammare chatt – att ta reda på om personen redan är för upptagen – är avklarad åt godkännaren innan hen öppnar förfrågan.

Där Projekt är platsen där bokningar görs och bekräftas direkt är Förfrågningar den lättare vägen för den som kan föreslå bemanning men inte binda den.

Vad en förfrågan är

En förfrågan är inte en särskild sorts post. Den är en vanlig bokning som har efterfrågats men ännu inte godkänts – samma person, roll, andel och datum som du skulle bekräfta, hållna i ett väntande tillstånd tills någon godkänner den. Att godkänna den gör den till en bekräftad bokning; ingenting skrivs in på nytt.

Eftersom en förfrågan bara är ett förslag räknas den aldrig in i någons planerade kapacitet. Den fyller inte ett hål i rastret Projekt och för inte någon över sin vecka i rastret People förrän den är godkänd.

Vem som kan göra vad

  • Begära – alla som kan föreslå bokningar. De väljer person, roll, andel och period och kan lägga till en kort anteckning som förklarar varför. Projektfältet erbjuder bara huvudprojekt, eftersom personer allokeras på huvudprojektet och inte på dess underprojekt.
  • Godkänna eller avslå – bara den som har rätt att godkänna bemanning. Det är samma behörighet som låter en bokning bekräftas på andra ställen i Resourcing, så de som redan godkänner bemanning är de som hanterar förfrågningar.
  • Skrivskyddad – den som har rollen Resourcing viewer ser varje förfrågan, dess historik och, för en avslagen, den angivna orsaken, men kan inte begära, godkänna eller avslå. Se Resursplanering för allt rollen omfattar.

Läsa en förfrågan

Varje väntande förfrågan är ett kort som visar vem som efterfrågades, av vem och hur länge sedan, tillsammans med projekt, roll, period, veckoandel och eventuell anteckning som den som begärde bifogade. Under det finns ett fält för varje berörd vecka och en rad som anger vad ett godkännande skulle innebära:

  • Ingen konflikt – en grön rad bekräftar att personen har ledig kapacitet under hela perioden.
  • Konflikter – en röd rad anger konsekvensen i klartext – till exempel ”Att godkänna detta sätter Anna över sin kapacitet – upp till 118 % under 3 av de begärda veckorna.” – och där en mindre andel skulle lösa det erbjuder en andra rad den: ”Godkänn i stället med 25 % för att hålla varje vecka på 100 % eller lägre.”

Ledighet under den begärda perioden. När personen har godkänd ledighet under den period som efterfrågas säger en varning ovanför kortets åtgärder det, med antingen hela perioden eller antalet berörda arbetsdagar. Den varnar men blockerar inte: Godkänn och godkännandet med lägre andel förblir tillgängliga, så godkännaren avgör om bokningen fortfarande är rimlig. Den som har skrivskyddad åtkomst ser också varningen.

Poängen är att godkännaren avgör i stället för att själv räkna om siffrorna. En konflikt som Flowtly kan se visar Flowtly.

Agera på en förfrågan

Upp till tre åtgärder finns på varje kort:

  • Godkänn gör den väntande förfrågan till en bekräftad bokning med den andel som efterfrågades. När ett godkännande ändå skulle lämna någon över sin kapacitet står det i stället Godkänn som begärt på knappen, så att valet är ett medvetet åsidosättande och inte ett standardklick.
  • Godkänn med lägre andel (visas bara när det finns en konflikt med en ren lösning) bekräftar den med den föreslagna procenten i stället, så att ingen blir överbokad.
  • Avslå tar bort förfrågan helt. Använd den när svaret är nej; den som begärde kan föreslå något annat.

Ett godkännande följer samma överbokningsskydd som varje annan bekräftad bokning, så ett godkännande som skulle föra någon över den tillåtna gränsen avvisas precis som en direkt bokning skulle avvisas.

Om bokningen ändrades efter att du öppnade listan skriver ett godkännande inte över den ändringen. Kortet säger att någon annan ändrade tilldelningen efter att du öppnade den och att din ändring inte sparades, och listan läses in på nytt med de aktuella värdena. Titta på förfrågan igen och godkänn den när de visas.

Relaterade sidor